Aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector

De registratieplicht geldt enkel bij schoonmaakwerkzaamheden waarvoor de aannemer een “aangifte van werken” bij de RSZ moet doen.
De gegevens worden doorgestuurd naar een gegevensbank die bijgehouden wordt door de RSZ.
Het doel is enerzijds de veiligheid op de arbeidsplaats te verbeteren en anderzijds zwartwerk en sociale fraude te bestrijden.

Welke activiteiten worden uitgesloten?

Deze nieuwe verplichting geldt niet voor:

• de openbare sector en de privésectoren waarvan de lokalen door eigen schoonmaakpersoneel worden schoongemaakt, en;
• de sportverenigingen die een verenigingswerker hebben belast met het schoonmaken van de lokalen van de vzw en;
• de dienstenchequebedrijven.

Welke gegevens?

Het registratiesysteem en de registratiewijze geven de volgende gegevens weer:

• de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
• al naargelang het geval, het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
• de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats;
• de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
• wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
• het tijdstip van de registratie van aankomst op de arbeidsplaats en van vertrek van de arbeidsplaats evenals rustpauzes.

Bewaartermijn

De bedoelde persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. De maximale bewaringstermijn is vastgesteld op één jaar na de verjaring van alle vorderingen die tot de bevoegdheid van de RSZ behoren en de integrale betaling van alle hiermee verbonden bedragen.

Registratiesysteem

Deze bovenvermelde gegevens moeten worden geregistreerd:

• 1)door middel van een registratiesysteem; of;
• 2)door een andere automatische registratiewijze, indien dit apparaat of deze apparaten gelijkwaardige waarborgen bieden als het registratiesysteem en het bewijs wordt geleverd dat het begin en einde van de activiteiten van de natuurlijke personen op de arbeidsplaats daadwerkelijk worden geregistreerd.

De waarborgen, evenals de eigenschappen, de registratiemiddelen en technische specificaties moeten nog worden vastgelegd in een koninklijk besluit.

Rol van de RSZ

Er geldt een wettelijke verplichting voor de RSZ om een beveiligde elektronische applicatie op de portaalsite van de sociale zekerheid ter beschikking te stellen van de personen voor wie de inschrijvingsplicht geldt. In dat kader wordt een nieuwe applicatie ontwikkeld, namelijk “checkinandoutatwork”. Meer informatie over deze applicatie vind je terug op de portaalsite van de RSZ.

Deze applicatie heeft als voordeel dat het zorgt voor minder administratie met betrekking tot de bekendmaking van de arbeidsuren. Door de elektronische registratieplicht worden de prestaties van deeltijdse werknemers immers automatisch doorgestuurd naar de RSZ zodat de werkgevers zijn vrijgesteld van:

• het bewaren van de deeltijdse arbeidsovereenkomst op de arbeidsplaats;
• het bewaren van het bekendmakingsbericht van het variabel uurrooster op de arbeidsplaats;
• het bijhouden van een afwijkingsregister aangezien de elektronische registratie mag dienstdoen als systeem van tijdsopvolging om prestaties buiten het deeltijds uurrooster op te volgen.

Overgangsperiode tot 1 juli 2024

Tot 1 juli 2024 voorziet de RSZ in een overgangsperiode zodat ondernemingen zich in regel kunnen stellen.

Verplichtingen voor de hele keten van aannemers, onderaannemers en werkgevers

De hele keten van aannemers en onderaannemers wordt verplicht om:

• het registratiesysteem ter beschikking te stellen van de (onder)aannemers op wie hij een beroep doet, tenzij er onderling werd overeengekomen dat de aannemer en zijn eventuele onderaannemers een andere gelijkwaardige registratiewijze toepassen;
• het ter beschikking gestelde registratiesysteem te gebruiken voor de registratie van de natuurlijke personen op wie zij beroep doen;
• ervoor te zorgen dat elke natuurlijke persoon die in zijn opdracht activiteiten verricht, het begin en einde van zijn activiteiten, evenals de rustpauzes registreert op het ogenblik dat de activiteiten beginnen en eindigen en dus geen dag later of vroeger;
• het registratiemiddel, dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat, af te leveren aan zijn werknemers;
• erop toe te zien dat het registratiemiddel ook wordt afgeleverd aan de ingeschakelde zelfstandige.

Verplichtingen in hoofde van de werknemers

Elke natuurlijke persoon die zich aanbiedt op een arbeidsplaats, is ertoe gehouden het begin en het einde van zijn activiteiten op de arbeidsplaats evenals zijn rustpauzes te registreren op het ogenblik dat deze activiteiten beginnen en eindigen.

Sancties

De niet-naleving van de voorschriften en verplichtingen over deze aanwezigheidsregistratie zijn de volgende:

Inwerkingtreding?

De datum van inwerkingtreding van deze regelgeving betreft 1 januari 2024. De registratie kan echter pas worden verplicht wanneer beide registratiemogelijkheden operationeel zijn.

Bron: Programmawet van 26 december 2022, BS 30 december 2022.