Volle terrassen, volle aandacht van de inspectie | Wat je moet weten over de sociale flitscontroles in de horeca

Wat houdt een flitscontrole in?

Een flitscontrole is een aangekondigde controle door de inspectiediensten op de correcte naleving van de sociale wetgeving en de arbeidsreglementering. Door controles op voorhand aan te kondigen, wil men sociale fraude voorkomen en kunnen bedrijven zich nog in regel stellen.

Tijdens een flitscontrole kan je inspecteurs uit verschillende diensten tegelijk over de vloer krijgen, zoals bijvoorbeeld Toezicht Sociale Wetten (TSW), Toezicht Welzijn op het werk (TWW), RSZ-inspectie of de RVA-inspectie.

Een gewaarschuwde (en voorbereide) horecazaak is er twee waard

Deze controles hebben voornamelijk een informatief en preventief karakter. Het is de bedoeling horecazaken bewust te maken van hun verplichtingen en hen te ondersteunen bij naleving van de sociale wetgeving.

Tegelijkertijd geldt dat, bij ernstige of herhaalde inbreuken, de inspectiediensten onmiddellijk zullen optreden en indien nodig ook zullen verbaliseren.

Om de horeca voor te bereiden, publiceert de SIOD op haar website checklists. Deze checklists geven onder andere inzicht in:

· Welke documenten een inspecteur kan opvragen?

· Welke vragen de SIOD tijdens de controle kan stellen?

· De belangrijkste inbreuken die kunnen worden vastgesteld.

Deze lijst is indicatief, wat betekent dat de inspecteurs in principe ook andere documenten kunnen opvragen of vragen kunnen stellen. Maar de checklist biedt alvast een duidelijk overzicht van wat je kan verwachten tijdens een controle.

Praktisch overzicht van belangrijke documenten

Zorg ervoor dat je bij een bedrijfscontrole vlot toegang hebt tot o.a. de volgende niet-limitatieve documenten:

· Inschrijvingsbewijzen bij de KBO en de RSZ;

· Het arbeidsreglement, inclusief alle werkroosters en registratiedocumenten;

· Arbeidsongevallenverzekering;

· Prestatie- en loongegevens van de werknemers, zoals loonfiches, individuele rekeningen, werkroosters en betalingsbewijzen;

· Arbeidsovereenkomsten en eventuele bijlagen;

· Documentatie over afwijkende werkregelingen of het gebruikte registratiesysteem voor deeltijdse werknemers.

Als er buitenlandse arbeidskrachten of zelfstandigen tewerkgesteld worden, kunnen bijkomende documenten worden opgevraagd, zoals arbeidskaarten en/of arbeidsvergunningen, verblijfsvergunningen en prestatiebladen.

In het kader van een controle is een sociaal inspecteur ook bevoegd om rechtstreeks vragen te stellen of informatie op te vragen aan de werknemers die arbeidsprestaties verrichten in de zaal of in de keuken.

De vragen kunnen bijvoorbeeld gaan over:

· Hun statuut als werknemer, zoals loontrekkende, zelfstandige, student of uitzendkracht;

· Hun statuut als sociaal verzekerde, zoals bijvoorbeeld werkloos, arbeidsongeschikt of gepensioneerd;

· Hun loon en arbeidsduur, zoals wie hun loon betaalt, hoe dit wordt betaald en of er nog loontegoeden zijn.

Er kan ook gevraagd worden om bepaalde documenten onmiddellijk voor te leggen, zoals:

· Identiteitsdocumenten;

· De arbeidsovereenkomst, inclusief werkrooster en afwijkingsdocumenten voor deeltijdse werknemers;

· De controlekaarten voor werkloze werknemers;

· Het bewijs van de toestemming voor deeltijdse werkhervatting bij arbeidsongeschikte werknemers.

De RVA-inspectie stelt vaak inbreuken over werkloosheid door zowel de werkgever als de werknemer vast. Dit is dus de ideale gelegenheid om de werknemers nogmaals op het hart te drukken om hun eC3.2A (de elektronische dopkaarten) steeds bij aanvang van de werkdag correct in te vullen. Valselijke meldingen van tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen worden ook regelmatig geconstateerd door de inspectiediensten.

De inspectiediensten kunnen je ook om verantwoording vragen als je regelmatig toegestane afwezigheid in de sociale documenten boekt. De inspectie aanvaardt “toegestane afwezigheid” enkel onder volgende voorwaarden:

· Wanneer de toegestane afwezigheid op verzoek van de werknemer werd aangevraagd;

· Het akkoord van zowel werkgever als werknemer voor elke toegestane afwezigheidsdag moet blijken uit een schriftelijk bewijs met vermelding van de reden;

· Op deze dagen moesten er normale arbeidsprestaties overeengekomen zijn.

· Bij een deeltijdse werknemer moet de werkgever het “afwijkingsdocument” effectief gebruiken voor het niet presteren van deze uren. De afwijking moet telkens door de werknemer ondertekend worden.

Praktische tip

Neem de checklist door en controleer jouw administratie en procedures. Zo ben je ten slotte goed voorbereid en kan je eventuele tekortkomingen tijdig bijsturen, wat het risico op sancties aanzienlijk verkleint.

Voor de volledige checklist en bijkomende informatie: Checklist Horeca

Ondersteuning en begeleiding door ORBISS

Kan jouw arbeidsreglement een update gebruiken, of twijfel je over de correcte toepassing van alle loon- en arbeidsvoorwaarden? Laat je graag jouw sociale documenten nalezen?

Contacteer gerust jouw vertrouwde ORBISS-dossierbeheerder voor advies en ondersteuning

Een goed geïnformeerde en voorbereide werkgever heeft voor een inspectiebezoek alle ingrediënten klaarstaan!