BV WIOS onder verscherpt toezicht: waarom correcte bewijsvoering cruciaal is

Waarom is BV WIOS zo’n hot topic?

Ten eerste worden de fiscale controles geïntensifieerd. De fiscus heeft aangekondigd dat 2025 in het teken staat van gerichte controles op BV-vrijstellingen, met bijzondere aandacht voor werken in onroerendestaat. Recent organiseerde Embuild een informatieve webinar over hoe men fiscale controles moet voorbereiden, wat de actuele focus van de belastingadministratie benadrukt.

Ook de rechtspraak mengt zich in het debat. Het Hof van Beroep in Antwerpen oordeelde in vier analoge arresten van 6 mei 2025 over de concrete invulling van de bewijslast bij BV WIOS. Deze arresten verscherpen de interpretatie van wat als voldoende bewijs geldt bij controle en leggen de bewijslast volledig bij de belastingplichtige werkgever.

Sinds 1 april 2022 zijn de regels rond bewijslast bij BV WIOS bovendien gevoelig verstrengd. Werkgevers moeten bij fiscale controle met uitgebreide en nauwkeurige bewijsstukken kunnen onderbouwen dat voor elke werknemer effectief aan alle toepassingsvoorwaarden is voldaan. Zonder sluitende maandelijkse nominatieve lijsten en een correcte administratie komt het voordeel rechtstreeks in gevaar.

Nieuwe bewijslast en recente rechtspraak als gamechanger voor bewijsvoering

I. Verstrengde bewijslast sinds 1 april 2022 voor de vermindering van bedrijfsvoorheffing voor werken in onroerende staat op locatie

De belangrijkste voorwaarde voor het behoud van het BV WIOS-voordeel is een waterdichte administratie. Sinds 1 april 2022 zijn de regels verstrengd: werkgevers die de vrijstelling wensen toe te passen, moeten elke maand voor elke werknemer een nominatieve lijst kunnen voorleggen met alle relevante gegevens. Tijdens controles vragen fiscus en inspectie steeds vaker heldere, gedetailleerde bewijsstukken. Zonder een sluitend dossier riskeer je immers terugvorderingen, boetes en verlies van het fiscaal voordeel.

Wat moet je als bouwbedrijf concreet bewijzen?

De kernverplichting is dat de werkgever moet kunnen aantonen dat de betrokken werknemers effectief hetzelfde of een complementair werk in onroerende staat in ploeg uitvoeren op locatie, en dit gedurende meer dan één derde van hun arbeidstijd in de maand. Dit doe je door middel van de nominatieve lijst en achterliggend bewijsstukken.

Centrale tool: de nominatieve lijst per maand

Voor elke maand, voor elke werknemer op wie de vrijstelling wordt toegepast, is een nominatieve lijst wettelijk verplicht. Die lijst moet sinds 1 april 2022 uitgebreider zijn dan voorheen en bevat minstens:

• De volledige identiteit van de werknemer: naam, adres en rijksregisternummer;
• Het aantal effectief gepresteerde uren in ploegenarbeid op locatie;
• Het totaal aantal gepresteerde arbeidsuren;
• Indien van toepassing, het aantal geschorste uren met doorbetaling van loon (bv. bij ziekte of weerverlet), mits aangetoond kan worden dat de werknemer volgens zijn regeling in ploegen zou werken;
• Het bedrag van de aan de werknemer betaalde of toegekende belastbare bezoldigingen, met uitzondering van het dubbel vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallige bezoldigingen;
• Het bedrag van de ingehouden bedrijfsvoorheffing op die bezoldigingen;
• Het bedrag van de betaalde of toegekende ploegenpremie voor die maand;
• Het bruto-uurloon (voor inhouding van persoonlijke sociale zekerheidsbijdrage.

Dezelijsten zijn bij ORBISS sociaal secretariaat beschikbaar voor aangesloten bedrijven en grotendeels al vooraf ingevuld op basis van de loonadministratie.

Uitzendbedrijven moeten aanvullend de naam, het volledige adres en het nationale ondernemingsnummer van de klant-werkgever vermelden op de lijst.

Aandachtspunten bij controle

De nominatieve lijst moet niet spontaan worden ingediend, maar moet bij controle steeds onmiddellijk voorgelegd kunnen worden aan de Administratie. De fiscus of inspectie kan altijd bijkomende bewijsstukken opvragen zoals tijdsregistratie, prestatiestaten of aanwezigheidsregisters, ter controle van de juistheid van de gegevens.

Best practices

• Vraag de nominatieve lijst elke maand op en controleer deze op volledigheid, juistheid en aansluiting met jouw werf- en planningsadministratie.
• Bewaar de nominatieve lijsten en onderliggende bewijsstukken minstens 10 jaar voor eventuele controles. Sociale documenten moeten minimaal 5 jaar worden bewaard, boekhoudkundige stukken doorgaans 7 jaar, maar voor fiscale bewijsstukken zoals de nominatieve lijsten inzake BV WIOS geldt een verplichte bewaartermijn van 10 jaar omdat de fiscus tot 10 jaar terug controles kan uitvoeren. Daarom is het aanbevolen om voor alle BV WIOS-bewijsstukken steeds de langste termijn aan te houden, zodat je bij elke controle veilig zit.
• Uitzonderingen en afwijkingen moeten gemotiveerd en gedocumenteerd worden. Houd dus steeds de afwezigheden, tijdelijk gewijzigde ploegbezetting of afwijkende tewerkstellingsschema’s schriftelijk bij.

Conclusie

Een strikt en up-to-date dossier is cruciaal voor het behoud van het BV WIOS-voordeel. Wie de nominatieve lijst aanvult met relevante stukken en digitale sporen van planningen, uurroosters en prestatieregisters staat het sterkst bij een fiscale of sociale controle. ORBISS stelt deze lijsten ter beschikking, maar het is aan jou om ze tijdig op te vragen en aan te vullen.

Een sluitend en compleet administratief bewijsdossier is dus de hoeksteen voor wie van het fiscale voordeel wil blijven genieten. Desalniettemin leert de praktijk ons dat zelfs een goed voorbereide werkgever bij een controle scherp wordt beoordeeld. Dit wordt recent bevestigd door het Hof van Beroep in Antwerpen, dat de eisen voor bewijsvoering bijzonder streng heeft geïnterpreteerd.

II. Hof van Beroep Antwerpen: strenge eisen voor concreet bewijs

Het Hof van Beroep in Antwerpen heeft in een recente reeks arresten van 6 mei 2025 zeer streng geoordeeld over de aard van de aan te leveren bewijsstukken. De verantwoordelijkheid om te bewijzen dat aan alle voorwaarden is voldaan, ligt volledig bij de werkgever.

Wat heeft het hof beslist?

In vier gelijkaardige arresten stelde het Hof van Beroep de eisen voor bewijsvoering bijzonder scherp. De belangrijkste aandachtspunten volgens het hof zijn:

• Algemene functietitels of bedrijfsactiviteiten volstaan niet. Werkgevers kunnen niet bewijzen dat de arbeiders werken in onroerende staat verrichten door enkel te verwijzen naar hun functietitel, functieomschrijving of de aard van de bedrijfsactiviteiten. Dit houdt in dat werkzaamheden van intellectuele aard uitgesloten zijn van de toepassing van BV WIOS, zoals bijvoorbeeld de werkzaamheden van een architect, werfleider of calculator.

• Softwaretools of analyses zijn nuttig, maar niet doorslaggevend. Zelfs wanneer je als werkgever gespecialiseerde software gebruikt om te berekenen wie in aanmerking komt, is dat onvoldoende als je niet concreet kan bewijzen:
  • Dat de betrokken arbeiders daadwerkelijk werken in onroerende staat uitvoeren; en
  • Dat zij dit daadwerkelijk in ploegverband doen, met collega’s die hetzelfde of complementair werk verrichten op dezelfde locatie en tijdstip.

• Gelijktijdige aanwezigheid op een werf is niet voldoende om ploegwerk aan te tonen. De loutere simultane aanwezigheid op een werf geldt niet als bewijs van ploegwerk. Werknemers die dus samen op een werf staan, bewijzen niet automatisch dat het om authentiek ploegwerk gaat.

• Sectorale veiligheidssystemen en Checkinatwork zijn geen sluitend bewijs. Ook deze verplichtingen zeggen immers niets over de effectieve ploegstructuur of het concrete ploegverband, aldus het hof.

Praktische gevolgen

De strikte bewijsvoering van het hof leidt tot onzekerheid, want wat volstaat dan wél? Deze strengere invulling van de bewijslast betekent dat het leveren van sluitend bewijs, zeker jaren na datum, een grote uitdaging wordt. Het hof noemt de bewijslast “niet onredelijk of onmogelijk”, maar in realiteit hebben werkgevers vaak veel moeite om voldoende details te bewaren over werkzaamheden uit het verleden. In de praktijk lijkt het erop dat bedrijven steeds meer richting het gebruik van gedetailleerde timesheets, taakregistratie en bewaarbare werfdocumenten zullen moeten evolueren.

Advies voor de praktijk: documenteer alles, voor het te laat is

Om bij een eventuele controle sterk te staan, geven de rechtspraak en Administratie een duidelijk signaal:

• Documenteer per project, datum en ploeg wie welke specifieke activiteiten heeft uitgevoerd in ploegverband. Noteer dus duidelijk wie, waar en wanneer welke werkzaamheden op welke locatie heeft verricht.
• Leg de ploegstructuur en verdeling van taken vast in werfverslagen, werkopdrachten of projectdossiers.
• Noteer afwijkingen, bv. door afwezigheden of overmacht, en motiveer deze waar nodig, zeker als ploegen daardoor uit evenwicht geraken.
• Bewaar alle relevante documenten die als bewijs kunnen dienen, dus niet alleen loonstaten maar ook werfverslagen, planningen en registraties.

Meer informatie en tools

Raadpleeg voor de volledige instructies en uitgebreide toelichting de ORBISS-whitepaper “Vermindering bedrijfsvoorheffing – werken in ploegen in onroerende staat”, beschikbaar op onze website.

Wil je als klant nog meer zekerheid? Met de verklaring “automatische toepassing van vrijstelling bedrijfsvoorheffing werken in onroerende staat” van ORBISS sociaal secretariaat kan je voor iedere nieuwe werknemer het recht op toepassing van de BV WIOS administratief geregeld en aantoonbaar maken.

Vraag deze verklaring dus gerust aan via jouw vertrouwde dossierbeheerder.

De combinatie van deze rechtspraak, administratieve verduidelijkingen en het correct volgen van de bewaarplicht maakt een uiterst grondige, actuele administratie essentieel om jouw recht op dit fiscaal voordeel veilig te stellen. Bij twijfel over bewijsvoering of concrete fiscale procedures, biedt ORBISS sociaal secretariaat ondersteuning op maat om je te wapenen tegen fiscale controles en jouw recht op deze waardevolle lastenverlaging te behouden. Embuild Antwerpen volgt ondertussen de sectorontwikkelingen op de voet op om de belangen van onze bouwbedrijven maximaal te verdedigen.