Ciao Check-in-at-work (CIAW); benvenuto Check-in-and-out (CIAO) CIAO op de werf: vanaf 1 april 2027 zelf in- en uitchecken
Gepubliceerd op 11/10/2026
De aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen verandert. Waar vandaag een check-in via Checkinatwork (CIAW) volstaat, zal ook een check-out nodig zijn. De betrokken persoon, zowel werknemer als zelfstandige, moet beide registraties zelf en op het moment van de activiteit uitvoeren.
De uitbreiding naar Check-In-and-Out-at-Work, kortweg CIAO, was oorspronkelijk voorzien voor 1 januari 2027. De RSZ communiceert nu 1 april 2027 als ingangsdatum. Dat geeft ondernemingen extra tijd om hun registratiesysteem en werfprocedures aan te passen.
Voor welke werven geldt dit?
De bestaande drempel blijft behouden: de verplichting geldt voor de betrokken bouwplaatsen waar werken worden uitgevoerd waarvan het totale bedrag minstens €500.000 exclusief btw bedraagt. Het gaat om werken in onroerende staat en de levering van stortklaar beton.
Voor schoonmaakactiviteiten bestaat al een afzonderlijke Ciao-regeling. Die blijft behouden en mag niet worden verward met de uitbreiding voor de bouw.
Wat verandert er concreet?
De belangrijkste wijziging is dat zowel het begin als het einde van de activiteit moet worden geregistreerd.
Bovendien verdwijnt de mogelijkheid voor de werkgever om de aanwezigheid van zijn werknemers vooraf en vanop afstand te registreren. De betrokken werknemer of zelfstandige moet de registratie persoonlijk en in real time uitvoeren. Een werkgever kan dus niet langer vooraf de volledige ploeg aanmelden voor de komende werkdagen.
Voor de bouw wordt volgens de momenteel beschikbare informatie geen afzonderlijke pauzeregistratie voorzien. Dat verschilt van de bestaande regeling voor schoonmaakactiviteiten, waarbij ook rustpauzes moeten worden geregistreerd. De definitieve praktische instructies voor de bouw blijven daarom belangrijk.
De persoon registreert omdat de werkgever dit mogelijk moet maken
De persoonlijke registratieplicht betekent niet dat de werkgever of aannemer geen verantwoordelijkheid meer heeft.
De onderneming moet de nodige maatregelen treffen zodat de personen die in haar opdracht op de werf werken, zich daadwerkelijk kunnen registreren. Denk aan een bruikbaar registratiesysteem, duidelijke instructies en een toegankelijke registratieprocedure. Volgens de beschikbare toelichting is de werkgever niet verplicht om daarvoor iedere werknemer een smartphone ter beschikking te stellen. Er kunnen ook andere oplossingen worden gebruikt, zoals een geschikt badgesysteem of registratie via een QR-code.
De verantwoordelijkheid voor de eigen registratie ligt bij de betrokkene. Zodra de werkgever zijn eigen verplichtingen heeft vervuld, kan hij volgens diezelfde toelichting niet verantwoordelijk worden gesteld voor loutere vergetelheden, fouten of een weigering van de werknemer om zich te registreren. Het blijft daarom belangrijk om te kunnen aantonen welke middelen en instructies werden voorzien.
Stelt men als werkgever toch vast dat een werknemer zich niet correct in- of uitcheckt? Spreek hem daar dan op aan en vraag hem de ontbrekende registratie zelf in orde te brengen volgens de toegelaten procedure. Bevestig die aanmaning ook schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail, en herinner hem aan de registratie-instructies. Door deze communicatie te bewaren kan men aantonen dat de werkgever de ontbrekende registratie heeft opgevolgd, evenwel zonder dat de werkgever daarbij de persoonlijke registratie zelf overneemt. Dit wordt voortaan immers de verantwoordelijkheid van iedere individuele werknemer om dit zelf correct te doen.
CIAO is niet hetzelfde als algemene tijdsregistratie
CIAO registreert aanwezigheid en activiteiten op de betrokken werf. De aangekondigde algemene regeling rond arbeidstijdmeting heeft een ander doel: kunnen vaststellen hoeveel arbeidstijd een werknemer werkelijk heeft gepresteerd.
Een werfregistratie geeft niet noodzakelijk een volledig beeld van bijvoorbeeld werk in het depot of atelier, verplaatsingen tussen locaties of andere prestaties buiten de werf. Men kan daarom niet automatisch besluiten dat een correct CIAO-systeem ook zal volstaan voor de toekomstige algemene arbeidstijdmeting.
Voor die algemene regeling blijft het wachten op het definitieve wetgevende kader. Stem beide processen waar mogelijk op elkaar af maar houd hun verschillende doelstellingen en voorwaarden uit elkaar.
Ook de aangifte van werken krijgt een nieuwe toepassing: Catena
Naast de aanwezigheidsregistratie verandert ook de toepassing voor de aangifte van werken. De RSZ kondigt aan dat de huidige onlinedienst Aangifte van werken vanaf 1 april 2027 wordt vervangen door Catena.
Het onderscheid is eenvoudig: Catena betreft de aangifte van de werken en de aannemingsketen; CIAO betreft de persoonlijke aanwezigheidsregistratie op de werf. Het zijn dus twee afzonderlijke toepassingen waarvoor ondernemingen hun administratie en procedures moeten voorbereiden.
Wat doet men best nu?
Breng in kaart op welke werven de registratieplicht geldt en bespreek de overstap met jouw softwareleverancier. Informeer vervolgens werknemers, zelfstandigen en onderaannemers over de persoonlijke IN- en OUT-registratie.
Voorzie ook een duidelijke procedure voor ontbrekende registraties en controleer vooraf of iedereen over een bruikbaar registratiemiddel beschikt. Besteed daarbij aandacht aan buitenlandse arbeidskrachten en hun toegang tot de toegelaten registratiekanalen.
De kernboodschap is dat een goede voorbereiding niet alleen betekent dat de software moet worden aangepast maar ook dat men ervoor moet zorgen dat iedereen op de werf weet wanneer en hoe hij zich moet registreren.
ORBISS en EmBiss volgen de verdere RSZ-instructies op en informeren je over de concrete praktische uitwerking zodra meer informatie beschikbaar is.
