De elektriciteitskosten voor een werknemer of bedrijfsleider die thuis een elektrische of hybride bedrijfswagen oplaadt, kunnen voortaan terugbetaald worden zonder dat dit een bijkomend voordeel van alle aard (VAA) oplevert.

Sinds kort staat de fiscus deze terugbetaling toe op forfaitaire basis, wat eenvoudiger is dan een schatting van de werkelijke kosten.

Een circulaire verschaft meer duidelijkheid.

Een forfaitair bedrag per kwartaal

Voorheen gebeurde de terugbetaling van de kosten van het thuis opladen door de werkgever op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer. In de praktijk bleek het echter moeilijk om de werkelijke kost voor het opladen van de wagen vast te stellen omdat de bestaande technologie tekortschiet in de nauwkeurige meting van het reële elektriciteitsverbruik. Bovendien bezorgde deze berekening van de werkelijke kosten voor elke betrokken werknemer de werkgever een zware administratieve last.

Er was dus nood aan een tijdelijke oplossing aan de hand van een forfaitair bedrag, vergelijkbaar met de huidige kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen.

De circulaire bepaalt sinds 1 januari 2025 dit bedrag en de periode waarin het zal worden aanvaard.

Het forfaitair bedrag is afhankelijk van de woonplaats van werknemer. Voor het eerste kwartaal van 2025 bedraagt het maximaal vast tarief:

- 28,22 eurocent per kWh voor het Vlaams Gewest;

- 32,94 eurocent per kWh voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;

- 32,56 eurocent per kWh voor het Waals Gewest.

De fiscale administratie zal de bedragen voor de volgende drie kwartalen als bijlage in de desbetreffende circulaire publiceren.

Aandachtspunten

We lichten hier nog even de belangrijkste aandachtspunten toe:

· Het forfait betreft een maximumbedrag, dus je mag ook een lager bedrag hanteren.

· Indien je geen rekening houdt met de woonplaats van de werknemer, hanteer je het laagste tarief dat geldt in één van de gewesten voor het betrokken kwartaal. Deze keuze is van toepassing voor het volledige kalenderjaar.

· Het forfait blijft nog steeds een tijdelijke maatregel die enkel geldt voor 2025. De fiscus zal hierna evalueren of de werkwijze verlengd wordt, rekening houdend met eventuele nieuwe technologische oplossingen. Het betreft dus enkel elektriciteitskosten die gemaakt zijn tussen 1 januari 2025 en 31 december 2025, ongeacht of ze na 31 december 2025 worden terugbetaald. Tijdens deze periode moet je dus niet meer voor elke werknemer de werkelijke oplaadkosten berekenen.

Toepassingsgebied

De circulaire heeft enkel betrekking op de terugbetaling van de kosten van thuis opladen van elektrische bedrijfswagens. Het begrip ‘terugbetaling’ impliceert dat het elektriciteitscontract op naam van je werknemer of bedrijfsleider staat zodat jij de elektriciteitskosten terugbetaalt die je medewerker heeft gemaakt.

Als je de elektriciteitskosten rechtstreeks zou betalen, is er immers geen sprake van een terugbetaling maar van een levering van elektriciteit waardoor de forfaitaire terugbetaling niet toegepast kan worden.

Dat is niet het geval als alle voorwaarden van de fiscale administratie voldaan zijn, namelijk:

· Je stelt naast een elektrische bedrijfswagen ook een home charger of een elektrische laadpaal ter beschikking van je werknemer;

· De charger of laadpaal moet over een specifiek of een controleerbaar communicatiesysteem beschikken die naar jou communiceert hoeveel elektriciteit er wordt verbruikt. Indirecte communicatie via de leasemaatschappij of een laadpuntexploitant wordt bijvoorbeeld aanvaard;

· De terugbetaling van de verbruikte elektriciteit moet ook voorzien zijn in de car policy.

De laadpaal mag ook eigendom van de medewerker zijn, op voorwaarde dat de laadpaal beschikt over een specifiek communicatiesysteem.

Er wordt dus geen terugbetaling voorzien voor:

- Kosten die verbonden zijn aan publiek laden;

- Kosten voor het thuisladen van de eigen wagen van de medewerker.

Fiscaliteit en RSZ

Voor de fiscale behandeling van de terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van de bedrijfswagen wordt een onderscheid gemaakt naargelang de aard van de verplaatsing.

De terugbetaling van elektriciteit voor professionele verplaatsingen wordt beschouwd als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever als de werkgever het dubbele bewijs levert dat:

- die vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;

- en dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

De terugbetaling van elektriciteit voor woon-werkverkeer wordt beschouwd als een vergoeding door de werkgever voor de terugbetaling van reiskosten tussen de woonplaats en de werkplaats. Deze vergoeding is voor de werknemer een belastbaar voordeel van alle aard voor het werkelijk betaalde bedrag. Het gaat hier immers niet om de verstrekking van elektriciteit maar wel om de terugbetaling van persoonlijke elektriciteitskosten (privé uitgave).

Voor de werknemer wiens beroepskosten forfaitair worden bepaald, kunnen dergelijke vergoedingen voor aanslagjaar 2026 (inkomstenjaar 2025) worden vrijgesteld voor een maximumbedrag van 500 euro per jaar.

De terugbetaling van elektriciteit die betrekking heeft op de eigenlijke privéverplaatsingen maakt bij de werknemer voor het werkelijk betaalde bedrag een belastbaar voordeel van alle aard uit.

De terugbetaling van de herlaadkosten vormt geen loon voor de berekening van de socialezekerheidsbijdragen. Dat voordeel omvat ook de terugbetaling van de elektriciteit die verbruikt wordt voor het opladen van een elektrische wagen bij de werknemer thuis.

De RSZ heeft besloten om de instructies van de fiscale circulaire te volgen.

Eigendomsoverdracht laadpaal

De kosteloze eigendomsoverdracht van de laadpaal na afloop van de terbeschikkingstelling geeft eigenlijk aanleiding tot het belasten van een voordeel van alle aard ten aanzien van de werknemer.

Dat voordeel geldt bij de werknemer voor de werkelijke waarde. De restwaarde van de laadpaal wordt per situatie beoordeeld op het ogenblik van de eigendomsoverdracht.

Terugbetaling elektriciteitskosten eigen wagen

Als je de elektriciteitskosten voor het thuisladen van de eigen wagen van de werknemer terugbetaalt, moet je dit doen op basis van de werkelijke kosten voor beroepsverplaatsingen en/of woonwerkverkeer naar een variabele plaats van tewerkstelling. Hiervoor dient het elektriciteitsverbruik opgesplitst te worden in de drie categorieën van woon-werkverkeer, de beroepsverplaatsingen en de privéverplaatsingen.

Wat met forfaitaire terugbetalingen die vóór 1 januari 2025 zijn gedaan?

Er is geen reden tot paniek als je vóór 1 januari 2025 forfaitaire terugbetalingen van elektriciteit deed. De belastingadministratie laat weten dat ze bij controle een zekere soepelheid zal hanteren wanneer dergelijke terugbetalingen te goeder trouw zijn uitgevoerd met gebruik van de boordtabel van de CREG.

Aarzel niet om ORBISS te contacteren voor bijkomende vragen.