Tijdsregistratie : ook vandaag al belangrijk bij discussies over overuren

Een overurenclaim is ook een bewijsdiscussie

De betrokken werknemer werkte als vrachtwagenchauffeur en registreerde zelf zijn rijtijd, rusttijd, pauzes en beschikbaarheid via de tachograaf. De werkgever verwerkte die gegevens in prestatiebladen, die de werknemer vervolgens moest valideren en ondertekenen.

Gedurende het grootste deel van zijn tewerkstelling ondertekende de werknemer die documenten zonder voorbehoud. Kort voor zijn vertrek weigerde hij plots de prestatiebladen nog te ondertekenen. Acht maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst vorderde hij bijkomend loon voor overuren.

Bij vonnis van 1 april 2026 herinnerde de arbeidsrechtbank eraan dat de werknemer het bestaan en de omvang van de effectief gepresteerde overuren moet aantonen, evenals het feit dat deze op verzoek of met goedkeuring van de werkgever werden verricht.

De rechtbank hield onder meer rekening met het feit dat de werknemer zelf de tachograaf bediende, de prestatiebladen langdurig zonder opmerkingen had gevalideerd en bepaalde stukken pas achteraf aan de werkgever voorlegde. Zij wees de vordering af omdat de werknemer niet voldeed aan zijn bewijslast.

Dit betekent niet dat een ondertekend prestatieblad iedere latere overurenvordering uitsluit. Wel kunnen betrouwbare registraties, regelmatige controle en een duidelijke procedure voor opmerkingen de bewijspositie van een werkgever versterken.

De Belgische rechtspraak blijft verdeeld

Het vonnis betekent evenmin dat alle Belgische rechtbanken dezelfde gevolgen verbinden aan de Europese rechtspraak over arbeidstijdregistratie.

In sommige uitspraken weegt het ontbreken van betrouwbare arbeidstijdgegevens zwaar door voor de werkgever. Andere rechtbanken benadrukken dat de werknemer de gevorderde overuren moet bewijzen en dat de Belgische overheid de algemene registratieplicht eerst wettelijk moet uitwerken.

Een ontbrekend registratiesysteem leidt dus niet automatisch tot een omkering van de bewijslast. Omgekeerd is het ontbreken van een algemene wettelijke registratieplicht geen reden om de opvolging van prestaties naast zich neer te leggen.

Het feit dat er nog geen algemene wettelijke registratieplicht bestaat, betekent niet dat tijdsregistratie vandaag volledig vrijblijvend is.

Voor bepaalde arbeidsregelingen gelden immers al specifieke verplichtingen. Denk onder meer aan:

• Glijdende uurroosters: een systeem van tijdsopvolging moet de prestaties kunnen vaststellen, met onder meer de dagelijkse begin- en einduren.
• Deeltijdse arbeid: afwijkingen van het bekendgemaakte of overeengekomen uurrooster moeten volgens de toepasselijke regels worden bijgehouden.
• Bepaalde sectoren: daar bestaan specifieke verplichtingen, zoals prestatiebladen en tachograafgegevens in de transportsector.

Deze bestaande verplichtingen moeten uiteraard vandaag al worden nageleefd. Werkgevers hoeven daarvoor niet te wachten op de aangekondigde algemene regeling.

Wat vraagt Europa?

Het Hof van Justitie oordeelde in het arrest CCOO/Deutsche Bank van 14 mei 2019 dat lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer kan worden gemeten. In het arrest Loredas van 19 december 2024 bevestigde het Hof die lijn.

Het doel is te kunnen controleren of de maximale arbeidsduur en de minimale rusttijden worden gerespecteerd.

Europa schrijft daarbij geen klassieke prikklok voor. Doorslaggevend is dat kan worden vastgesteld hoeveel tijd werkelijk is gewerkt. Een registratie die uitsluitend het geplande uurrooster weergeeft, zegt niet noodzakelijk iets over de effectieve prestaties.

Stand van zaken: nog geen definitieve algemene regeling

De federale regering wil vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie invoeren. Volgens het voorontwerp zouden werkgevers die nog geen geschikt systeem hebben, een overgangsperiode krijgen tot en met 31 maart 2027.

Op 30 september 2026 bracht de Nationale Arbeidsraad hierover advies uit. De sociale partners bereikten geen gezamenlijk standpunt over de voorgestelde verplichting.

De werknemersorganisaties vinden onder meer dat het systeem ook toegankelijk moet zijn, dat minimale registratiegegevens moeten worden vastgelegd en dat een registratie van uitsluitend afwijkingen van het uurrooster onvoldoende is.

De werkgeversorganisaties betwisten dan weer de nood aan een algemene verplichting en wijzen op administratieve lasten, kosten en de gevolgen voor autonomie en flexibiliteit. Indien de regeling er komt, vragen zij onder meer een vrije systeemkeuze en een haalbare invoeringstermijn.

De aangekondigde data en voorwaarden mogen daarom nog niet worden voorgesteld als definitief vaststaande verplichtingen. Na het advies moet de wetgevende procedure verder worden doorlopen.

Ook het voorontwerp bevat uitzonderingen

De aangekondigde algemene verplichting zou niet zonder onderscheid op alle werknemers van toepassing zijn.

Volgens het voorontwerp waarover de Nationale Arbeidsraad op 30 september 2026 advies uitbracht, worden bepaalde categorieën uitgesloten. Het gaat onder meer om arbeidskrachten in gezins- of familieverband, werknemers met een leidende functie of vertrouwenspost, handelsvertegenwoordigers en reizend personeel, zoals techniekers. Andere categorieën zouden bij koninklijk besluit kunnen worden uitgesloten.

Ook over deze uitzonderingen bestaat discussie tussen de sociale partners. Het definitieve toepassingsgebied moet daarom nog blijken uit de uiteindelijke wetgeving.

Een werkgever kan dus vandaag niet met zekerheid besluiten dat een bepaalde werknemer buiten de toekomstige registratieplicht zal vallen. Evenmin volstaat het om iemand een andere functietitel te geven: de werkelijke functie en de wettelijke voorwaarden blijven bepalend

Een ploeg- of werfleider is niet automatisch “leidinggevend personeel”

Tijdens onze sociale-actuasessies werd de vraag gesteld of ploeg- en werfleiders als leidinggevend personeel kunnen worden beschouwd en zo buiten de toekomstige registratieplicht zouden vallen.

Dat kan niet zomaar op basis van een functietitel.

Voor de bestaande uitzondering op bepaalde arbeidsduurregels moet worden nagegaan of de werkelijk uitgeoefende functie onder de wettelijke categorieën van een leidende functie of vertrouwenspost valt. Die uitzondering wordt restrictief beoordeeld. Het feit dat iemand collega’s coördineert of een ploeg aanstuurt, volstaat niet automatisch.

Voor sommige functies kan de uitzondering wel relevant zijn, voor andere niet. Een individuele beoordeling blijft bijgevolg noodzakelijk. Bovendien moet het definitieve toepassingsgebied van de toekomstige registratieplicht nog worden vastgesteld.

Duidelijke functieprofielen helpen om die beoordeling op correcte feiten te baseren. Zij maken zichtbaar welke verantwoordelijkheden, beslissingsbevoegdheden en taken werkelijk bij een functie horen.

Wil je de functies binnen jouw bouwbedrijf duidelijker in kaart brengen? Gitte Peeraer van EmBiss ondersteunt je bij het opstellen of actualiseren van functieprofielen en bij functieclassificatie voor PC 124 en PC 200, ook met het oog op de loontransparantie.

Samen brengen jullie de werkelijke taken, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden van de betrokken medewerkers in kaart. Zo beschik je over duidelijke functieprofielen die helpen bij personeelsbeheer, verloning en de verdere juridische beoordeling van een eventuele uitzondering op de arbeidsduurregels.

Die juridische beoordeling blijft desalniettemin een afzonderlijke stap: een functieprofiel of functietitel maakt een werknemer niet automatisch tot leidinggevend personeel.

Ook de communicatie verdient aandacht

Een registratiesysteem invoeren is niet alleen een technische oefening. Het kan vragen oproepen over vertrouwen, flexibiliteit, overuren en bestaande werkgewoontes.

De toekomstige registratieplicht betekent op zichzelf niet dat werknemers minder overuren mogen presteren. Wel kan een betere opvolging zichtbaar maken dat bepaalde prestaties, afspraken of processen moeten worden bijgestuurd.

Dat kan aanleiding geven tot moeilijke gesprekken: over voorafgaande toestemming voor overuren, een andere taakverdeling of grenzen aan structureel meerwerk

Moet je bestaande gewoontes rond overuren bijsturen? Verwacht je weerstand tegen een registratiesysteem of vind je het moeilijk om nieuwe afspraken met medewerkers te bespreken? Gitte van EmBiss helpt je om die gesprekken voor te bereiden, jouw boodschap helder te formuleren en afspraken over prestaties, overuren en werkorganisatie duidelijk te communiceren. Je kan haar inschakelen voor begeleiding bij een concreet gesprek of voor ondersteuning bij een ruimer veranderingstraject binnen jouw onderneming.

Moet je een nieuw systeem aankopen?

Niet noodzakelijk. De aangekondigde regeling laat ruimte voor verschillende oplossingen.

Volgens de besproken voorstellen kunnen bijvoorbeeld prestatiebladen, bestaande digitale toepassingen of een registratie van afwijkingen van het vaste of variabele uurrooster bruikbaar zijn. Bij afwijkingsregistratie moeten het rooster en de geregistreerde afwijkingen samen een correct beeld geven van de werkelijke prestaties.

Of en onder welke voorwaarden die oplossingen uiteindelijk volstaan, moet blijken uit de definitieve wetgeving.

Voor bouwbedrijven is het dus verstandig eerst te bekijken welke gegevens vandaag al beschikbaar zijn: prestatiebladen, werkbonnen, werfplanning, badgegegevens, projectsoftware en payrollinput.

Verwar daarbij de werfgebonden aanwezigheidsregistratie via CIAW/Ciao niet met de algemene arbeidstijdmeting. Aanwezigheid op een werf dekt niet noodzakelijk alle relevante prestaties, bijvoorbeeld wanneer een werknemer ook in het depot of atelier werkt of tijdens de dag tussen verschillende locaties rijdt.

Wat kan je vandaag al doen?

Wacht niet op de definitieve wet om jouw huidige situatie te bekijken maar vermijd ook overhaaste aankopen of uitspraken dat een bestaand systeem zeker zal volstaan.

• Breng de toepasselijke uurroosters en bestaande registratieverplichtingen in kaart.
• Bekijk waar de effectieve prestaties afwijken van de formele planning.
• Controleer of de gegevens volledig, betrouwbaar en achteraf raadpleegbaar zijn.
• Voorzie een duidelijke procedure voor controle, correcties en opmerkingen.
• Toets functieprofielen aan de werkelijke taken en bevoegdheden.
• Bereid medewerkers voor op eventuele wijzigingen in de werkorganisatie.

ORBISS en EmBiss volgen de verdere wetgevende ontwikkelingen op. Zodra de definitieve regeling bekend is, informeren wij je over de concrete verplichtingen en aandachtspunten.

Wil je niet alleen weten wat de toekomstige regels betekenen maar wens je ook hulp bij de vertaling naar jouw werkorganisatie?

Voor functieprofielen, functieclassificatie en de begeleiding van gesprekken of veranderingen kan je terecht bij Gitte van EmBiss.

Deze individuele ondersteuning behoort tot de afzonderlijke, betalende dienstverlening van EmBiss. Op basis van jouw vraag bespreken we de gewenste aanpak en ontvang je vooraf een voorstel op maat.

Interesse? Neem gerust contact op via gitte.peeraer@embiss.be.