Fiscus geeft nieuwe richtlijnen over de tussenkomst van de werkgever voor thuiswerk

• Toepassingsgebied

De circulaire heeft betrekking op het thuiswerk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer en georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. De problematiek van werknemers die buiten de normale werkuren (vb. ’s avonds of in het weekend) thuis werken wordt hierdoor dus niet geregeld.

De regeling is niet van toepassing op bedrijfsleiders en werknemers die onder bijzondere regimes vallen, zoals buitenlandse kaderleden, ‘salary split’, … .

• Vergoeding

Voorwaarden
De werkgever kan aan de werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding geven.
Onder ‘structureel en op regelmatige basis’ thuiswerken wordt verstaan: het equivalent van één werkdag per week (vb. één volledige werkdag per week, meerdere dagen van een paar uur die gepresteerd worden tijdens de normale arbeidstijd,…). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.
Voorheen mocht de forfaitaire kantoorvergoeding maar toegekend worden indien de betrokken werknemer minstens 5 dagen per maand thuiswerkte.
Wanneer niet voldaan wordt aan de voorwaarden voor structureel thuiswerk, dan geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet (dus ook geen percentage ervan).

Forfaitaire kantoorvergoeding
De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dit zijn alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.

Het gaat dan bijvoorbeeld om:

• gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis;
• printer- en computermateriaal (niet de printer en computer zelf, maar bijvoorbeeld papier, muismatje, inkt,…);
• verzekering;
• kantoorbenodigdheden;
• koffie, water, versnaperingen,…

Bedrag
Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding bedraagt maximum € 129,48 per maand (bedrag geldig vanaf 1 april 2020). De regering besliste om dit maximumbedrag voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot € 144,31 per maand.
Het bedrag van € 129,48 mag ook worden uitbetaald tijdens het normale jaarlijkse verlof en in geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.
In tegenstelling tot voorheen mag er op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd een onderscheid gemaakt worden in de toegekende kantoorvergoeding.
Wanneer een welbepaald personeelslid een hogere vergoeding toegekend krijgt zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat, of wanneer er een personeelscategorie wordt ingesteld met hetzelfde doel, dan zal dit niet worden aanvaard!

• Cumulatie forfaitaire kantoorvergoeding met kostenvergoeding voor aankoop van kantoormeubilair/informaticamateriaal

De fiscus bevestigt dat de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd mag worden met de terugbetaling van kantoormeubilair/informaticamateriaal. Het gaat om de volgende elementen (beperkende opsomming):

• bureaustoel;
• bureautafel;
• bureaukast;
• functionele bureaulamp;
• een tweede computerbeeldscherm;
• printer/scanner;
• Toetsenbord;
• muis, voetmuis, trackpad of trackbal;
• hoofdtelefoon;
• specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de PC.

In geval van deeltijdse prestaties moet het bedrag van dergelijke terugbetalingen niet evenredig worden verminderd in functie van de arbeidsduur.

Een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackbal kunnen in aanmerking komen wanneer de werkgever dit type kantoormeubilair/informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.

Men gaat van de volgende gebruiksduur uit:

• bureaustoel, bureautafel en bureaukast: 10 jaar;
• bureaulamp: 5 jaar;
• een tweede computerbeeldscherm, printer/scanner, andere randapparatuur: 3 jaar.

Dit betekent dat bijvoorbeeld niet zal worden aanvaard dat de werkgever jaarlijks de volledige kost voor de aankoop van een bureaustoel terugbetaalt, aangezien de normale gebruiksduur van een bureaustoel 10 jaar bedraagt.

De terugbetaling van investeringen die een privéuitgave zijn of de terugbetaling van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen zijn niet toegelaten. Het gaat dan bijvoorbeeld om een dure design bureaulamp, zeer dure bureaustoelen,… .

De werkgever kan er ook voor opteren om enkel te voorzien in de terugbetaling van kantoormeubilair/computermateriaal en geen forfaitaire kantoorvergoeding te betalen. Indien aan bovenvermelde voorwaarden voldaan wordt, vormt de tussenkomst een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

• Cumulatie forfaitaire kantoorvergoeding met terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/ informaticamateriaal

De fiscus aanvaardt ook dat de werkgever de forfaitaire kantoorvergoeding cumuleert met de ter beschikking stelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal door de werkgever.

Het moet gaan om goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.

In bepaalde gevallen moet er wel een belastbaar voordeel van alle aard aangerekend worden:

• er worden goederen ter beschikking gesteld die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (vb. een dure design bureaulamp);
• wat het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement betreft, blijven de circulaires van 13 december 2017 en 24 mei 2018 inzake de vaststelling van het voordeel van alle aard van toepassing.

Ook in dit geval kan de werkgever enkel voorzien in de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair /informaticamateriaal en beslissen om geen forfaitaire kantoorvergoeding te betalen. Wanneer de goederen noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te voeren, geven ze geen aanleiding tot het belasten van een voordeel van alle aard.

• Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement en een privécomputer, eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner

Wanneer het internet door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de werkgever een forfaitaire vergoeding tot maximum € 20 per maand toekennen.

Verder mag de werkgever een forfaitaire vergoeding van € 20 per maand toekennen wanneer de werknemer een privécomputer werkelijk gebruikt in het kader van thuiswerk.

In geval van deeltijdse prestaties moeten bovenvermelde maxima niet evenredig worden verminderd.

Uiteraard mag de werkgever niet op een andere manier tussenkomen in de kosten (vb. door een deel van het internetabonnement of een deel van de aankoopprijs van de computer ten laste te nemen).

Wanneer enkel een eigen tweede computerscherm en/of printer/scanner van de werknemer wordt gebruikt voor de beroepsactiviteit (de computer wordt ter beschikking gesteld door de werkgever), dan geldt het forfait van € 20 voor het gebruik van een privécomputer niet. In dat geval geldt een beperking:

• een vergoeding van € 5 per maand per item kan worden toegekend;
• de vergoeding kan worden toegekend gedurende een periode van maximum 3 jaar;
• er geldt een absolute begrenzing van maximum € 10 per maand.

Deze forfaitaire vergoedingen voor het professioneel gebruikt van internet en PC mogen gecumuleerd worden met een kantoorvergoeding van € 129,48 per maand.

• Wijziging fiche 281.10 vanaf inkomenstenjaar 2022

De forfaitaire vergoedingen die een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn, moeten worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche 281.10 moet momenteel naast rubriek b) van vak 27 ‘diverse inlichtingen’, ‘JA-ernstige normen’ worden vermeld.De fiscus wil echter meer zicht krijgen op de bedragen en verwacht daarom dat vanaf inkomstenjaar 2022, naast de reeds gevraagde vermeldingen, steeds het totale bedrag van de vergoedingen wordt vermeld in het vak ‘diverse inlichtingen’ van de fiche 281.10.

• Inwerkingtreding

De circulaire treedt in werking vanaf 1 maart 2021, maar de fiscus zal rekening houden met de hierin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 1 januari 2020.

• RSZ

Op 4 maart 2021 liet de RSZ in de tussentijdse Administratieve instructies 2021/1 weten dat ze beslist heeft om de fiscale circulaire van 26 februari 2021 volledig te volgen voor wat betreft de kwalificatie van de terbeschikkingstelling van materiaal en de terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.
Als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten waarvan men denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever, zal de RSZ in eerste instantie dan ook verwijzen naar deze fiscale circulaire.

Bron: Circulaire 2021/C/20 van 28 februari 2021 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, FOD Financiën, 26 februari 2021.