Het leven zoals het is: AI op de werkvloer Wat werkgevers en HR vandaag al moeten weten

Hoe groter het risico, hoe strenger de regels

De AI Act vertrekt van een eenvoudig principe: hoe groter het risico voor mensen, hoe strenger de regels.

Een tool die een e-mail herschrijft, heeft niet dezelfde impact als software die kandidaten rangschikt of werknemers beoordeelt. De wet maakt daarom een onderscheid tussen vier risiconiveaus:

• Onaanvaardbaar risico: bepaalde toepassingen zijn verboden, zoals AI die emoties op de werkvloer afleidt (emotiedetectie, ofwel het herkennen van emoties), met uitzondering van specifieke wettelijke uitzonderingen.
• Hoog risico: voor bepaalde toepassingen bij rekrutering, selectie, personeelsbeoordeling, monitoring, promotie of ontslag gelden strengere regels.
• Beperkt risico: bij bepaalde toepassingen, zoals chatbots en deepfakes, gelden transparantieverplichtingen zodat het duidelijk is dat AI wordt gebruikt.
• Minimaal risico: voor toepassingen met weinig risico gelden doorgaans geen specifieke bijkomende verplichtingen uit de AI Act.

Niet elke vorm van detectie valt evenwel onder emotieherkenning. Een systeem dat vermoeidheid bij een professionele chauffeur of piloot herkent om ongevallen te voorkomen, valt bijvoorbeeld niet onder dat specifieke verbod. De privacyregels blijven uiteraard wel gelden.

Kijk dus altijd naar wat een systeem werkelijk doet. Een vacaturetekst laten herschrijven is iets anders dan AI laten bepalen welke kandidaten op gesprek mogen komen.

AI-geletterdheid: medewerkers moeten weten waarmee ze werken

Sinds 2 februari 2025 moeten ondernemingen de AI-geletterdheid van medewerkers ondersteunen. Dat betekent dat medewerkers voldoende moeten begrijpen wat hun AI-tools kunnen, waar de beperkingen liggen en welke risico’s het gebruik meebrengt.

Je moet daarvoor niet iedereen dezelfde opleiding geven. Een administratieve medewerker die AI gebruikt om teksten te herschrijven, heeft andere begeleiding nodig dan iemand van HR die een tool inzet bij kandidaatselectie.

Voor een bouw-kmo kan een interne opleidingssessie al een praktische stap zijn. Bespreek bijvoorbeeld:

§ Welke AI-tools je gebruikt;

§ Wat mag ermee en wat niet;

§ Welke fouten of vooroordelen in de resultaten kunnen zitten;

§ Welke bedrijfs- en persoonsgegevens wel en niet ingevoerd mogen worden in de AI-tool;

• Wanneer iemand het resultaat inhoudelijk moet controleren, wat impliceert dat de menselijke controle altijd nodig is en men dus beter niet blindelings op AI vertrouwt.

Bewaar de richtlijnen en het materiaal van die opleidingen. Zo kan je achteraf aantonen welke inspanningen je hebt geleverd. Deze aanpak moet redelijk en proportioneel zijn: afgestemd op jouw medewerkers en op de tools waarmee zij werken.

Sinds 2 augustus 2026: transparantie bij bepaalde toepassingen

Sinds 2 augustus 2026 gelden specifieke transparantieverplichtingen. Het doel is te voorkomen dat mensen worden misleid over een AI-interactie of over artificieel gemaakte inhoud. Mensen mogen dus niet worden misleid over de vraag of ze met AI communiceren of naar artificieel gemaakte inhoud kijken. Welke verplichtingen gelden, hangt af van de toepassing en van jouw rol als aanbieder of gebruiker.

Zo moet bij een chatbot in principe duidelijk zijn dat iemand met AI communiceert, tenzij dat al evident is. Gebruikt een onderneming deepfakes (realistisch ogend beeld-, audio- of videomateriaal dat door AI werd gegenereerd of gemanipuleerd), dan moet zij dat kenbaar maken.

Moet je dan onder iedere mail of tekst zetten dat je AI hebt gebruikt? Nee.

Voor AI-teksten die worden gepubliceerd om het publiek te informeren over onderwerpen van algemeen belang, geldt in principe wel een bekendmakingsplicht. Maar daarop bestaat een uitzondering: je mag een tekst volledig door AI laten opstellen zonder dat te vermelden wanneer je de inhoud vervolgens zelf op juistheid controleert, waar nodig aanpast en als persoon of organisatie verantwoordelijkheid neemt voor de publicatie. Het gaat hierbij dus om echte inhoudelijke controle.

AI in HR: meer tijd om je voor te bereiden maar geen vrijgeleide

Gebruik je AI om sollicitaties te filteren, kandidaten te beoordelen of personeelsbeslissingen te ondersteunen? Dan kan die toepassing als hoogrisico-AI worden beschouwd. Niet ieder HR-hulpmiddel valt daar automatisch onder. Ook hier zijn de functie en de impact van het systeem bepalend.

De AI Omnibus heeft de toepassing van de strengere regels voor deze hoogrisico-toepassingen uitgesteld tot 2 december 2027. De wijzigingen traden in juli 2026 in werking.

Een werkgever die onder deze regels een hoogrisico-AI-systeem gebruikt, zal onder meer moeten zorgen dat:

• Het systeem volgens de instructies van de aanbieder wordt gebruikt;
• Passend menselijk toezicht wordt georganiseerd;
• Bevoegde en voldoende opgeleide medewerkers dat toezicht houden en kunnen ingrijpen;
• De werking wordt opgevolgd en op risico’s of ernstige incidenten wordt gereageerd;
• Bepaalde logbestanden worden bewaard;
• Betrokken werknemers en hun vertegenwoordigers vooraf worden geïnformeerd.

Het uitstel geeft jou tijd om je voor te bereiden. Vraag na welke AI-functies in je HR-software zitten, waarvoor ze worden gebruikt en hoeveel invloed ze hebben op kandidaten of werknemers.

Een AI-policy moet geen encyclopedisch naslagwerk zijn

Niet iedere werkgever is wettelijk verplicht om een afzonderlijke AI-policy te hebben. Toch helpen duidelijke afspraken om te voorkomen dat iedereen op eigen houtje experimenteert.

Een bruikbaar beleid geeft vooral antwoord op dagelijkse vragen: welke tools mogen medewerkers gebruiken en voor welke taken? Welke gegevens mogen ze invoeren? Wie controleert het resultaat? Wanneer is voorafgaande goedkeuring nodig? Bij wie kunnen ze terecht als er iets misloopt?

Voor bouwbedrijven verdienen plannen, offertes, personeelsgegevens en technische of veiligheidsinformatie bijzondere aandacht. Voer vertrouwelijke informatie niet zomaar in een AI-tool in. Neem ook een overtuigend geformuleerd antwoord niet zonder inhoudelijke controle over als betrouwbaar advies.

De bestaande regels verdwijnen niet

De AI Act vervangt de bestaande wetgeving niet. Gegevensbescherming, privacy, vertrouwelijkheid, auteursrecht en het verbod op discriminatie blijven van toepassing. Bij de invoering van nieuwe technologie kunnen bovendien verplichtingen over informatie en sociaal overleg spelen.

De mogelijke boetes zijn aanzienlijk en verschillen naargelang de inbreuk maar ook los daarvan wil je voorkomen dat AI-gebruik leidt tot een datalek, een discriminerende uitkomst of een foutieve beslissing.

Waar begin je?

Je moet niet alles tegelijk aanpakken. Begin met drie haalbare stappen:

• Breng in kaart welke AI-tools jouw onderneming gebruikt;
• Leg vast wat medewerkers ermee mogen doen en welke gegevens ze mogen invoeren;
• Geef hen passende uitleg en begeleiding.

Besteed extra aandacht aan tools die kandidaten of werknemers beoordelen of beïnvloeden.

De studiedienst van Embuild werkt momenteel aan een AI-policy die ondernemingen hierbij kan ondersteunen. Zodra die beschikbaar is, brengen wij onze klanten op de hoogte.

Heb je ondertussen nog steeds prangende vragen over AI waarop zelfs ChatGPT geen bruikbaar antwoord geeft? Jouw vertrouwde ORBISS-dossierbeheerder blijft jouw analoge rots in de branding.