Zondag 16 oktober is het Wereldvoedseldag. Dit lijkt ons de ideale gelegenheid om ons licht eens te laten schijnen op het gebruik van maaltijdcheques en de mogelijke combinatie met een dagvergoeding voor maaltijden.

Maaltijdcheques

Ongeveer de helft van de werknemers in België ontvangt maaltijdcheques van zijn werkgever en dat heeft een reden. Er zijn immers geen belastingen of RSZ-bijdragen op verschuldigd en de invoering ervan is zeer gemakkelijk, hierdoor zijn ze hét extralegale voordeel bij uitstek geworden.

De maximale totale waarde van een cheque bedraagt €8 per gewerkte dag. Het is echter ook mogelijk om maaltijdcheques van een lager bedrag toe te kennen. U dient wel rekening te houden met de voorwaarden dat de werknemer minstens €1,09 afstaat per cheque. De werkgeversbijdrage voor een maaltijdcheque bedraagt dus maximaal €6,91.

Om aan de voorwaarden van vrijstelling van RSZ-bijdragen te voldoen moet men met elke werknemer een schriftelijke overeenkomst hierover hebben.

De maaltijdcheques zijn heden enkel nog maar mogelijk via een elektronisch kaartje en voor de aanlevering van dit kaartje en van de cheques zijn er 3 erkende leveranciers. Ook een zelfstandige kan maaltijdcheques ontvangen, enkel en alleen wanneer de werknemers binnen zijn onderneming deze ook hebben.

Dagvergoeding voor maaltijden

Deze vergoeding kan enkel toegekend worden aan niet-sedentaire werknemers. Belangrijk om te weten is dat de fiscus en de diensten van de RSZ hieromtrent verschillende regels hanteren.

Vanaf 1 september 2022 gaat de fiscus akkoord dat u als werkgever een forfaitaire dagvergoeding voor maaltijden kan toekennen van maximaal 19,22 euro per dag. Hiervoor moet er cumulatief worden voldaan aan de volgende drie voorwaarden:

De maaltijd- of dagvergoeding wordt toegekend in functie van het aantal effectieve verplaatsingen.

Op maandbasis is hiervoor een maximum voorzien van zestien keer de dagelijkse vergoeding (= €307,52) voor een voltijdse tewerkstelling.

De duur van de verplaatsing bedraagt minimaal 6 uur.
De werkgever of een derde mogen de maaltijden niet vergoeden of via een ander voordeel (bijvoorbeeld bedrijfsrestaurant of maaltijdcheques) dekken.

De RSZ past echter afwijkende regels toe rond de forfaitaire onkostenvergoedingen voor niet-sedentaire werknemers.

Niet-sedentair betekent voor de RSZ eveneens dat een werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen. Hierbij hanteren ze niet de regel van 6 uren per dag, maar voor de RSZ volstaat het om minstens gedurende vier opeenvolgende uren op verplaatsing te zijn.

Wanneer de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te nuttigen, aanvaardt de RSZ hiervoor een forfaitaire vergoeding van 7 euro.

In verband met de cumulatie van voordelen, zitten de fiscus en RSZ wel op dezelfde golflengte:

de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque moet in mindering worden gebracht van de maaltijdvergoeding van 7 euro wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.
de forfaitaire kostenvergoeding kan niet gecumuleerd worden met enig ander voordeel van dezelfde aard.

Wenst u te weten of uw concullega’s gebruik maken van deze systemen van loonoptimalisatie?

Wij onderzochten het voor u!

De resultaten zullen vanaf januari 2023 beschikbaar zijn in ons salarisboek.