Sherlock Holmes op de werf Wet Private Opsporing (WPO): let op de regels voor een intern onderzoek

Zijn alle werkgevers nu ineens privédetectives?

De WPO regelt activiteiten waarbij informatie over personen wordt verzameld en onderzocht voor een opdrachtgever. In een arbeidscontext kan het bijvoorbeeld gaan om een onderzoek naar vermoedelijke fraude, diefstal of oneerlijke concurrentie door een werknemer.

De wet kan niet alleen relevant zijn wanneer je een externe onderzoeker inschakelt; interne onderzoeken door de personeelsdienst kunnen eveneens onder het toepassingsgebied vallen. De omvang van de onderneming is daarbij evenmin doorslaggevend: ook een bouw-kmo kan dus met deze regels worden geconfronteerd.

Niet elke gewone controle, elk functioneringsgesprek of elke evaluatie is evenwel automatisch een private opsporing.

De vraag is waar de grens ligt: wanneer betreft het gewoon personeelsbeleid en wanneer gaat het om een gericht onderzoek naar een werknemer waarop de WPO van toepassing is? Precies die grens tussen dat gericht onderzoek naar een werknemer en de normale uitoefening van het werkgeversgezag roept veel vragen op in deze nieuwe wetgeving. De werkgeversorganisaties hebben die onduidelijkheid al tijdens de voorbereiding van de wet aangekaart en lijken nu eindelijk gehoor te vinden bij de bevoegde ministeriële kabinetten.

Een onderzoek vraagt meer dan alleen een vermoeden

Voor onderzoeken die onder de WPO vallen, gelden specifieke regels over onder meer de onderzoeksopdracht, onderzoeksmethoden, interviews, verslaggeving en de rechten van de betrokken personen.

Zo gelden bij interviews bijzondere informatie- en toestemmingsvereisten. In sommige gevallen moet men over een voorafgaandelijke vergunning beschikken om dergelijke onderzoeken te mogen voeren. Deze vergunningsplicht hangt af van wie het onderzoek uitvoert. Schakel je een extern onderzoeksbureau in, dan moet dat bureau over de vereiste vergunning beschikken en moeten de onderzoekers de nodige identificatiekaarten hebben. Hetzelfde geldt voor een interne dienst die structureel private opsporingsactiviteiten uitvoert.

Voert een medewerker van de personeelsdienst slechts incidenteel een onderzoek naar een concreet vermoeden van onregelmatigheden door een werknemer, dan is daarvoor in principe geen vergunning of identificatiekaart vereist. Die vrijstelling betekent echter niet dat de overige WPO-regels wegvallen. Ook dan moet rekening worden gehouden met onder meer het interne onderzoeksreglement, de documentatieverplichtingen en de regels voor het ondervragen van werknemers.

Een werkgever moet dus niet alleen beoordelen of er voldoende aanwijzingen zijn om een onderzoek te starten, maar ook hoe dat onderzoek rechtsgeldig kan worden uitgevoerd.

Waarom is dit belangrijk bij een ontslag?

De bevindingen van een onderzoek kunnen aanleiding geven tot maatregelen tegen een werknemer, waaronder bijvoorbeeld een ontslag om dringende reden.

Dan is het belangrijk dat niet alleen de feiten voldoende vaststaan maar ook dat het bewijs zorgvuldig en volgens de toepasselijke regels werd verzameld. Een onregelmatig onderzoek kan immers de bewijspositie van de werkgever verzwakken en aanleiding geven tot discussie over de bruikbaarheid van de resultaten van het interne onderzoek.

De WPO neemt het recht om een werknemer te ontslaan dus niet weg maar zij kan wel bijkomende voorwaarden opleggen aan het onderzoek dat aan die beslissing voorafgaat. Dat maakt een tijdige juridische beoordeling belangrijk, zeker wanneer een ontslag om dringende reden wordt overwogen.

Intern onderzoeksreglement: huidige deadline 16 december 2026

Volgens de huidige regeling moeten werkgevers die private opsporingsactiviteiten ten aanzien van hun werknemers willen laten uitvoeren uiterlijk op 16 december 2026 over een intern onderzoeksreglement, een WPO-policy, beschikken. De wet voorziet deze verplichting op straffe van nietigheid.

Deze policy moet vermelden welke onderzoeken mogelijk zijn, in welke situaties zij plaatsvinden en welke onderzoeksmethoden gebruikt kunnen worden opdat werknemers duidelijkheid verkrijgen over de onderzoeksprocedure en hun rechten.

Het reglement moet ook rekening houden met de bestaande policies binnen de onderneming, bijvoorbeeld over het cameratoezicht, de bepalingen inzake GDPR en de controle op het gebruik van e-mail en internet door werknemers.

Werkgeversorganisaties vragen aanpassingen

De mogelijke impact van de wet is dan ook ruim: ook een onderneming die slechts uitzonderlijk een onderzoek naar een werknemer moet voeren, kan hiermee geconfronteerd worden. Werkgeversorganisaties wijzen op de rechtsonzekerheid over de afbakening tussen enerzijds een private opsporing en anderzijds de gewone werkgeverscontrole en de uitoefening van het legitieme werkgeversgezag in de verhouding tot werknemers.

Zo werden interpretatieproblemen en praktische knelpunten onder de aandacht van de bevoegde administraties en kabinetten gebracht.

Tot op heden vinden dan ook op politiek niveau gesprekken plaats over mogelijke aanpassingen.

Die gesprekken zijn belangrijk voor werkgevers die onregelmatigheden moeten kunnen onderzoeken zonder bij iedere normale controle in een zwaar onderzoeksregime te verzeilen. Voorlopig is het echter nog te vroeg om vooruit te lopen op de inhoud van een eventuele wetswijziging of een definitief politiek akkoord.

De huidige regels en deadline blijven daarom het uitgangspunt.

ORBISS, Embuild Antwerpen en EmBiss volgen de ontwikkelingen op

We kiezen er bewust voor om de verdere besprekingen af te wachten voordat we een uitgebreid modeldocument van een WPO-policy verspreiden. Zo vermijden we dat ondernemingen nu een regeling invoeren die kort nadien opnieuw moet worden aangepast.

Dat betekent evenwel niet dat we het dossier links laten liggen. We volgen de ontwikkelingen op en houden onze bouwbedrijven op de hoogte. Indien een policy vereist blijft, zorgen we hier tijdig voor, met toelichting over de invoering ervan.

Een degelijk personeelsdossier begint al voor een ontslag

Word jij als werkgever ondertussen geconfronteerd met een potentieel ontslag of overweeg je maatregelen tegen een werknemer? Wacht dan niet op de uitkomst van de politieke gesprekken en laat je hierin bijstaan door onze collega’s van EmBiss.

Niet elk personeelsprobleem vraagt immers een onderzoek. Bij terugkerende problemen met functioneren, afspraken of prestaties begint een zorgvuldige aanpak vaak bij duidelijke verwachtingen, tijdige feedback en goed gedocumenteerde gesprekken.

Gitte Peeraer van EmBiss ondersteunt jouw onderneming bij het voorbereiden en voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken, en bij het zorgvuldig opbouwen van een personeelsdossier. Zo leg je vast wat werd besproken, welke afspraken werden gemaakt en welke opvolging nodig is.

Dreigt de situatie toch uit te monden in een ontslag? Anne-Catherine Deignan van EmBiss begeleidt onze werkgevers bij de juridische beoordeling en aanpak van het dossier, ook wanneer een ontslag om dringende reden wordt overwogen.

Deze individuele HR- en juridische ondersteuning behoort tot de afzonderlijke, betalende dienstverlening van EmBiss. Op basis van jouw vraag bespreken we de aanpak en ontvang je vooraf een voorstel op maat. Neem hiervoor gerust contact op via info@embiss.be.