Vive le vélo
Wat een fietsvergoeding leert over vertrouwen, registratie en een ontslag om dringende reden
Een recent vonnis van de arbeidsrechtbank Gent bevat een belangrijke les voor werkgevers. Zelfs ogenschijnlijk beperkte manipulaties in een registratiesysteem kunnen toch uitmonden in een ontslag om dringende reden. In deze zaak wijzigde een teamleader herhaaldelijk zijn eigen fietsregistraties om onterecht een fietsvergoeding te ontvangen. De werkgever besliste om de man te ontslaan; de werknemer besliste om het ontslag aan te vechten. Niettegenstaande hij een bijzondere ontslagbescherming genoot als niet-verkozen kandidaat bij de sociale verkiezingen, hield het ontslag toch stand. Voor bouwbedrijven is dit meer dan een interessant arbeidsrechtelijk precedent. Het vonnis illustreert hoe belangrijk het is om registratiesystemen en interne controles goed op elkaar af te stemmen en om incidenten zorgvuldig te onderzoeken. Dit geldt zeker wanneer tijdsregistratie, mobiliteitsvergoedingen en andere loonvoordelen in de praktijk samenkomen.
De feiten
Binnen de betrokken onderneming gold een specifiek intern fietsbeleid. Werknemers ontvingen enkel een fietsvergoeding als zij op jaarbasis minstens 50% van hun woon-werkverplaatsingen met de fiets aflegden. De registraties gebeurden in een centraal Excel-bestand, waarbij de teamleader toegang had tot de gegevens van zijn ploeg. Volgens de geldende policy mocht de teamleader zijn eigen fietsdagen niet registreren. Dat was uitsluitend de taak van zijn directe leidinggevende.
Na een melding binnen de organisatie volgde een controle. De werkgever stelde vast dat de teamleader meerdere registraties van zijn eigen verplaatsingen had aangepast van “niet met de fiets” naar “wel met de fiets”. Uit een combinatie van Excel-wijzigingslogs, badgegegevens van de fietsenstalling, tijdsregistratie en camerabeelden bleek volgens de rechtbank evenwel dat hij op verschillende dagen in werkelijkheid met de wagen naar het werk was gekomen.
De werknemer voerde aan dat er sprake was van vergissingen, werkdruk en een foutgevoelig Excel-bestand. De rechtbank volgde dat verweer niet omdat de wijzigingen herhaaldelijk gebeurden, vaak pas dagen of weken later. Bovendien spraken meerdere onafhankelijke bronnen dit ook tegen.
Het bewijs
De rechtbank hechtte veel belang aan de manier waarop het dossier was opgebouwd. Het onderzoek vertrok vanuit een concrete interne vaststelling. Daarna verifieerde de werkgever de vastgestelde inconsistenties aan de hand van logbestanden en badgegegevens. Pas in laatste instantie consulteerde men de camerabeelden voor een beperkt aantal relevante data.
Dat is een belangrijke les voor de praktijk. Niet één enkel element droeg het bewijs maar net de samenloop van meerdere onafhankelijke bronnen en een duidelijke chronologie van de vaststellingen maakte het dossier overtuigend.
Ook het argument dat het interne onderzoek strijdig zou zijn met de Wet Private Opsporing werd verworpen. Volgens de rechtbank beschikte de interne dienst over de vereiste voorlopige vergunning, verliep het onderzoek proportioneel en bestonden de belangrijkste bewijselementen bovendien los van de discussie over die vergunning.
De lessen voor onze bouwbedrijven
In de bouwsector is deze les bijzonder relevant. Veel ondernemingen werken vandaag met systemen voor tijdsregistratie, mobiliteitsvergoedingen, fietsvergoedingen, aanwezigheden op de werf en andere vergoedingen die rechtstreeks doorwerken in payroll en personeelsadministratie.
Waar medewerkers of leidinggevenden hun eigen gegevens kunnen raadplegen of aanpassen zonder duidelijke scheiding tussen invoer en controle, ontstaat een reëel risico op fouten, discussies of misbruik. Dit vonnis toont dat werkgevers niet alleen duidelijke regels nodig hebben maar ook registratiesystemen die controleerbaar, bewijswaardig en praktisch werkbaar zijn.
Daar komt nog bij dat tijdsregistratie in de bouw een uitgesproken hot topic blijft. De sector wacht nog steeds op bijkomende duidelijkheid over de concrete toepassing van de aangekondigde regels vanaf 1 januari 2027. Veel bouwbedrijven zitten dus vandaag met terechte vragen over de toekomstige inrichting van hun systemen en processen.
Drie concrete aandachtspunten
Voor bouwbedrijven zijn uit dit vonnis minstens drie duidelijke aandachtspunten af te leiden:
Ontslagdossiers en intern onderzoek: wanneer onregelmatigheden opduiken, moet snel worden beoordeeld welke feiten bewezen kunnen worden, welke bronnen bruikbaar zijn en hoe een dossier correct wordt opgebouwd zonder disproportioneel te werk te gaan.
Fietsvergoedingen en payroll: voordelen zoals fietsvergoedingen lijken vaak beperkt in bedrag maar foutieve of gemanipuleerde registraties kunnen toch leiden tot juridische geschillen, terugvorderingen en disciplinaire maatregelen.
Tijdsregistratie en systeemcontrole: wie vandaag al kritisch kijkt naar toegangsrechten, validaties, correctie- en controlemechanismen, staat morgen sterker wanneer de regelgeving verder wordt verduidelijkt of verstrengd.
De helpende hand voor onze bouwbedrijven
Net daar ligt de meerwaarde van een geïntegreerde aanpak.
EmBiss ondersteunt bouwbedrijven bij de analyse en opbouw van ontslagdossiers, bij intern onderzoek en bij de juridische beoordeling van feiten die een dringende reden kunnen uitmaken.
ORBISS organiseert en stroomlijnt payrollprocessen en vergoedingen, zoals fietsvergoedingen en andere via het loon verrekende voordelen, zodat ze correct en controleerbaar blijven. Voor veel bouwbedrijven zit het risico immers niet alleen in de fout zelf maar ook in de koppeling tussen registratie, verwerking en interne opvolging.
Daarnaast volgt Embuild Antwerpen het dossier rond tijdsregistratie op de voet voor de bouwsector. Zolang er nog onzekerheid bestaat over de concrete toepassing van de regels vanaf 1 januari 2027, blijft duidelijke sectorale begeleiding belangrijk en houden wij onze bouwbedrijven daarover verder op de hoogte.
Besluit
Dit vonnis gaat op het eerste gezicht over een fietsvergoeding maar de onderliggende les is veel ruimer. Wie registratiesystemen, controlemechanismen en onderzoeken niet goed organiseert, stelt zich bloot aan discussies over bewijs, vertrouwen, loonverwerking en sanctionering.
Voor bouwbedrijven is dit dus het juiste moment om bestaande processen onder de loep te nemen. Een goed systeem voorkomt niet alleen misbruik maar maakt ook het verschil wanneer een onderneming een dossier juridisch correct en doeltreffend moet onderbouwen.
