Zorgvuldigheidsplicht bij ketenaansprakelijkheid vanaf 1 januari 2026

Schriftelijke verklaring op eer beperkt de ketenaansprakelijkheid

Een aannemer kan zijn aansprakelijkheid beperken door een schriftelijke en ondertekende verklaring op eer van zijn (onder)aannemers op te vragen. Deze verklaring bevestigt dat de onderaannemer geen illegaal verblijvende derdelanders tewerkstelt noch als werknemer, noch als zelfstandige onderaannemer.

Het is belangrijk dat deze verklaring in uw bezit is vóór de start van de werken en zorgvuldig bewaard wordt.

Een modelverklaring kan u terugvinden in de modelovereenkomsten van onderaanneming op de website van Embuild.

Zorgvuldigheidsplicht in het Vlaams Gewest

Toepassingsgebied zorgvuldigheidsplicht

Voor de bouwsector, die expliciet geïdentificeerd is als één van de risicosectoren, wordt vanaf 1 januari 2026 bijkomend een zorgvuldigheidsplicht ingevoerd.

Deze zorgvuldigheidsplicht geldt voor alle ondernemingen, Belgisch én buitenlands, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij:

• werken in onroerende staat zoals omschreven in artikel 30bis, en
• gevaarlijke werken zoals opgenomen in de welzijnswetgeving.

De verplichting is van toepassing op alle werkzaamheden die plaatsvinden in het Vlaamse Gewest. In tegenstelling tot de aangifte van werken of de aanwezigheidsregistratie gelden hier geen drempelwaarden, zodra er sprake is van werken in onroerende staat, geldt de zorgvuldigheidsplicht automatisch.

Zorgvuldigheidsplicht: wat betekent dit concreet?

Voldoen aan de zorgvuldigheidsplicht houdt in dat u:

• Vooraf documenten opvraagt bij uw rechtstreekse (onder)aannemer waaruit blijkt dat geen illegaal verblijvende derdelanders tewerkgesteld worden.
• Controleert of de documenten niet duidelijk vervalst of ongeldig zijn.
  
• Deze documenten bewaart tot 5 jaar na beëindiging van de samenwerking.
• Bij ontbrekende of vervalste documenten:
  • de betrokken (onder)aannemer aanspreken
  • en, indien geen juiste documenten worden geleverd, een melding doet via het meldloket van de Vlaamse Sociale Inspectie.

Pas dan is voldaan aan de zorgvuldigheidsplicht en vermijdt u uw aansprakelijkheid.

Welke documenten moet u opvragen?

Afhankelijk van de situatie verschillen de op te vragen documenten:

Bij detachering vanuit de EER of Zwitserland:

• Paspoort of de reistitel;
• Bewijs geldig verblijf van minimaal 3 maanden, in de lidstaat waar de buitenlandse werknemer of zelfstandige verblijft;
• Limosa-melding;
• A1-verklaring.

Bij detachering uit een land buiten EER/Zwitserland met Belgische arbeidsvergunning of beroepskaart:

• Paspoort of de reistitel;
  
• Bewijs geldig verblijf van minimaal 3 maanden, in de lidstaat waar de buitenlandse werknemer of zelfstandige verblijft;
  
• Bewijs geldige toelating tot arbeid of beroepskaart;
• Limosa-melding.

Bij tewerkstelling door Belgische werkgever:

• Paspoort of de reistitel;
• Bewijsgeldig verblijf in België of gecombineerde vergunning;
  
• Bewijs geldige toelating tot arbeid of beroepskaart;
• Dimona (enkel voor werknemers).

De documenten moeten aanwezig zijn vóór de aanvang van de werkzaamheden. Op de website van de Vlaamse overheid kan u een handige checklist terugvinden, beschikbaar in het Nederlands, Duits, Engels, Frans, Portugees en Pools.

Melding bij het meldloket

Indien uw (onder)aannemer geen correcte documenten levert, bent u verplicht een melding te doen.

Het meldloket wordt momenteel nog ontwikkeld en zal beschikbaar zijn vanaf 1 januari 2026.

Een onderneming met een Belgisch KBO-nummer zal melden via de gegevens van de RSZ. Niet geregistreerde ondernemingen moeten zich eerst aanmelden via Eerste keer hier? – Sociale zekerheid.

Ook een buitenlandse aannemer kan een melding doen. De buitenlandse aannemer vraagt hiervoor een Pdf-formulier aan bij de Vlaamse sociale inspectie via ketenaansprakelijkheid.wewis@vlaanderen.be.

Een buitenlandse onderneming voldoet pas aan de zorgvuldigheidsplicht wanneer het ingevulde formulier correct werd terugbezorgd aan de Vlaamse sociale inspectie.

Praktische stappen voor aannemers

Als Vlaamse aannemer kunt u de volgende concrete stappen nemen om uw risico te beperken:

1. Bepaal of u (on)rechtstreeks betrokken bent bij activiteiten in het Vlaamse Gewest en of zij actief zijn in de bouwsector;
2. Controleer of uw (onder)aannemer derdelanders tewerkstelt en beoordeel het risico op illegaal verblijf;
3. Vraag tijdig én schriftelijk de documenten op en controleer ze vóór de opstart van de uitvoering;
4. Bewaar de documenten zorgvuldig (minstens 5 jaar) en stel een interne meldprocedure op bij ontbrekende of ongeldige stukken;
5. Meld ontbrekende, duidelijk vervalste of ongeldige documenten bij de Vlaamse Sociale Inspectie via het meldloket;
6. Neem deze verplichtingen expliciet op in uw (onder)aannemingsovereenkomsten: Onderaanneming | Embuild Ledenportaal
7. Informeer alle partijen over deze verplichting en gebruik het digitaal informatiepakket van de Vlaamse overheid (beschikbaar op de website in verschillende talen).

Tot slot

Vanaf 1 januari 2026 vermijdt u uw aansprakelijkheid voor illegale tewerkstelling door naleving van volgende twee voorwaarden:

• In het bezit zijn van een schriftelijke verklaring waarin uw rechtstreekse (onder)aannemer bevestigt dat deze geen illegaal verblijvende derdelanders als werknemer of zelfstandige tewerkstelt of zal tewerkstellen;
• Voldoen aan de zorgvuldigheidsplicht.

Aan de modelovereenkomst van Embuild werd een clausule over de zorgvuldigheidsplicht toegevoegd: Onderaanneming | Embuild Ledenportaal

Alle informatie kan u terugvinden op een daarvoor opgerichte officiële website van de Vlaamse overheid: Ketenaansprakelijkheid | Vlaanderen.be