AANDACHTSPUNTEN BIJ STUDENTENARBEID
De zomerperiode is weer zeer dichtbij. Misschien neemt u wel studenten in dienst om bijvoorbeeld de afwezigheid van uw vaste medewerkers op te vangen of omwille van een piekperiode? Daarom zetten we nog even enkele aandachtspunten op een rij in verband met de tewerkstelling van studenten.
1. Administratieve formaliteiten
De studentenovereenkomst moet voor elke student schriftelijk worden opgesteld uiterlijk op het moment waarop de student in dienst treedt. De studentenovereenkomst dient minimum 5 jaar bewaard te worden na afloop van de tewerkstelling.
De student moet op de eerste dag van zijn tewerkstelling ook een exemplaar ontvangen van het arbeidsreglement. Wij raden aan om hem/haar hiervan een ontvangstbewijs te laten ondertekenen.
2. Solidariteitsbijdrage RSZ
Studenten moeten ook worden aangegeven bij de RSZ. De werkgever is bijgevolg verplicht sociale zekerheidsbijdragen in te houden en werkgeversbijdragen te betalen. Er is maar een beperkte “solidariteitsbijdrage” aan de RSZ verschuldigd voor zover de student tewerkgesteld wordt:
- met een studentenovereenkomst;
- gedurende maximum 475 uren per kalenderjaar;
- gedurende de periodes van niet verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstellingen.
De beperkte solidariteitsbijdrage bedraagt 8,13% en bestaat uit een werkgeversbijdrage van 5,42% en een werknemersbijdrage van 2,71%. De werkgever is daarnaast ook een bijzondere bijdrage van 0,01% ten voordele van het Asbestfonds verschuldigd.
3. Maximumduur van de overeenkomst en maximum toegelaten uren
De studentenovereenkomst kan gesloten worden voor een maximale ononderbroken duur van 12 maanden – 1 dag. Indien er sprake is van een ononderbroken tewerkstelling van minstens 12 maanden bij dezelfde werkgever kan er geen studentenovereenkomst meer gesloten worden bij deze werkgever. Indien dit wel gebeurt, dan zijn de gewone sociale zekerheidsbijdragen van toepassing.
Studenten kunnen maximum 475 uren per kalenderjaar werken, gedurende de periodes van niet verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstelling, zonder aan de normale sociale zekerheidsbijdragen te moeten voldoen. Deze regeling geldt per kalenderjaar. Op 1 januari van elk jaar wordt de teller op nul gezet en dit ongeacht of de studentenovereenkomst het kalenderjaar overschrijdt.
Voor de berekening van de uren wordt enkel rekening gehouden met de effectief gewerkte uren. Er wordt dus met andere woorden geen rekening gehouden met feestdagen, klein verlet, periodes van ziekte,… Deze uren worden uiteraard wel betaald, maar zullen niet aangerekend worden op het contingent. De beperking van 475 uren moet bekeken worden per student en niet in hoofde van de onderneming.
Bij overschrijding van het studentencontingent, dus vanaf het 476ste uur, zijn de normale sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd, ongeacht of de student bij één of meerdere werkgevers werd tewerkgesteld.
Om te vermijden dat een werkgever een student aanwerft die zijn contingent van 475 uren al heeft overschreden of dit gaat overschrijden, kan elke student via een speciale webapplicatie Student@work (via de website www.studentatwork.be) het saldo van zijn of haar contingent nakijken. De student kan vanuit deze internettoepassing ook een attest met het aantal resterende uren aan solidariteitsbijdragen afdrukken voor de toekomstige werkgever. Een werkgever die van de student een toegangscode ontvangt, kan zelf op de website www.studentatwork.be het actuele saldo van het aantal uren aan solidariteitsbijdragen consulteren.
Bovendien bestaat er ook een Student@work-app. Studenten met een smartphone kunnen met deze app altijd en overal nagaan hoeveel uren ze nog kunnen werken met verminderde sociale bijdragen. Via deze app is het eveneens mogelijk voor de student om een attest te maken met het aantal resterende uren en dit onmiddellijk door te sturen naar de werkgever.
Wij raden u aan om steeds een dergelijk attest op te vragen bij de student en dit te controleren. Alleen op die manier weet u hoeveel uren deze student bij u nog kan presteren met toepassing van de solidariteitsbijdragen.
4. Dimona- aangifte
Na het sluiten van de studentenovereenkomst en uiterlijk op het ogenblik waarop de student prestaties begint te leveren, is de werkgever gehouden om de Dimona-aangifte te doen. Er kan gekozen worden of de solidariteitsbijdrage wordt toegepast of niet. Het type werknemer dat in Dimona wordt aangegeven, zal bepalen of er sprake is van de toepassing van solidariteitsbijdragen (STU) of niet (EXT – OTH).
Indien er gekozen wordt voor een aangifte onder solidariteitsbijdragen dient de Dimona-aangifte STU te gebeuren op basis van een ondertekende studentenovereenkomst en zowel de datum in dienst als de datum uit dienst te vermelden. Bovendien moet de Dimona STU gebeuren per overeenkomst én per kalenderkwartaal. In de Dimona-aangifte van studenten moet naast de periode ook steeds het aantal uren tewerkstelling worden vermeld.
De werkgever kan enkel genieten van het gunstig sociale zekerheidstarief indien er een tijdige en correcte Dimona-aangifte STU werd gedaan. Indien de Dimona niet of niet correct wordt gedaan, kunnen er aanzienlijke sancties worden opgelegd.
