De elektronische aangetekende zending ontketent digitale revolutie in het arbeidsrecht

De digitalisering raast door, en nu ook door de formele vereisten van het arbeidsrecht. De Arbeidsrechtbank van Antwerpen bevestigt in een recent vonnis dat een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending volwaardig gelijkstaat aan de klassieke papieren aangetekende brief bij de kennisgeving van een ontslag om dringende reden. (Arbeidsrechtbank Antwerpen, 25/227/A van 15 september 2025)

Dit vonnis is een welgekomen opsteker voor werkgevers die hun communicatieprocessen willen digitaliseren. Het benadrukt tegelijk de onverminderde noodzaak van een strikt opgebouwd dossier met bewijsstukken.

De elektronische aangetekende zending: een wettelijk gelijkwaardig alternatief

De zaak draaide in eerste instantie om de geldigheid van de kennisgeving van een ontslag om dringende reden, die door de werkgever via een elektronische aangetekende zending werd verstuurd. De ontslagen werknemer betwistte deze, stellende dat enkel een “per post aangetekende brief”’ – en dus een papieren drager via bpost – rechtsgeldig zou zijn volgens artikel 35 van de Arbeidsovereenkomstenwet. Dit artikel stelt dat “Elke partij de overeenkomst zonder opzegging of vóór het verstrijken van de termijn kan beëindigen om een dringende reden die aan het oordeel van de rechter wordt overgelaten en onverminderd alle eventuele schadeloosstellingen. Onder dringende reden wordt verstaan de ernstige tekortkoming die elke professionele samenwerking tussen de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt. (…) Op straffe van nietigheid, geschiedt de kennisgeving van de dringende reden hetzij bij een ter post aangetekende brief, hetzij bij gerechtsdeurwaardersexploot.”

De rechterlijke toetsing

De rechtbank veegde dit analoge argument van tafel en beriep zich op de Europese eIDAS-verordening (EU 910/2014) en het Wetboek Economisch Recht (WER).

Gelijkwaardigheidsbeginsel: de wetgeving stelt expliciet dat een gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging (Qualified electronic Registered Delivery Service of QeRDS), die aan strikte Europese eisen voldoet, dezelfde rechtsgevolgen heeft als een fysieke aangetekende brief.

Wettelijke waarborgen: de rechtbank stelde vast dat de gebruikte QeRDS-dienst (Connect Solutions) alle wettelijke garanties biedt die ook van een fysieke aangetekende zending verwacht worden:

Identificatie: zowel afzender als ontvanger worden geïdentificeerd via betrouwbare middelen, zoals bijvoorbeeld e-ID of itsme;
Integriteit: de inhoud van de zending kan niet onopgemerkt gewijzigd worden;
Tijdstempel: de datum en het tijdstip van verzending en ontvangst worden vastgelegd met een gekwalificeerd elektronisch tijdstempel;
Plan B: als de ontvanger de elektronische zending niet ophaalt, wordt automatisch een papieren versie per post verstuurd.

Concluderend, werd de kennisgeving van het ontslag om dringende reden via de elektronische aangetekende zending als rechtsgeldig aanvaard.

De vage motivering versus de onwrikbare bewijslast

Hoewel de formele (digitale) vereiste dus werd gehaald, strandde het ontslag om dringende reden op de inhoudelijke vereisten van artikel 35 Arbeidsovereenkomstenwet.

Dit artikel vereist twee cruciale elementen:

Een nauwkeurige motivering: de redenen voor het ontslag moeten voldoende nauwkeurig zijn omschreven in de kennisgeving, zodat de werknemer exact weet wat hem verweten wordt en de rechter de ernst kan beoordelen. De rechtbank oordeelde dat de beschrijving van de feiten, met name “het roepen in bijzijn van baby’s en peuters op een collega” in dit specifieke geval onvoldoende nauwkeurig was.
Het bewijs van de dringende reden: de werkgever moet de ingeroepen feiten die de dringende reden uitmaken, onweerlegbaar bewijzen.

In dit geval kon de werkgever de feiten niet overtuigend bewijzen. Een ingebracht, onvolledig geluidsfragment volstond niet. Bij gebrek aan sluitend bewijs was het ontslag om dringende reden bijgevolg niet gerechtvaardigd. De rechtbank kende de werknemer daarom de volledige verbrekingsvergoeding en de uitbetaling van achterstallig loon toe.

Belangrijke lessen voor de werkgever

Dit vonnis bevestigt een dubbele realiteit voor werkgevers:

De digitale formele kennisgeving is queen. Je kan nu met zekerheid een beroep doen op een erkende QeRDS-dienst voor de formele kennisgeving van ontslag om dringende reden, als gelijkwaardig alternatief voor de papieren aangetekende brief.

De bewijslast blijft evenwel king. De soepelheid op het vlak van de vorm mag ons niet doen vergeten dat de inhoud en het bewijs van de feiten die de dringende reden uitmaken, altijd prioriteit hebben. Verzamel steeds getuigenverklaringen, schriftelijke waarschuwingen, en andere bewijsstukken alvorens over te gaan tot een ontslag om dringende reden.

Kortom, de elektronische aangetekende zending is een handige, rechtsgeldige “digitale brievenbus” voor de kennisgeving, maar zonder een sterk, bewezen dossier loop je het risico op een verbrekingsvergoeding en alle bijhorende kosten.

Hulp nodig bij een ontslagdossier?

Wil je jouw ontslagdossier juridisch laten toetsen alvorens over te gaan tot actie? Een zeer wijze beslissing! Contacteer dan gerust jouw vertrouwde ORBISS-dossierbeheerder. Indien gespecialiseerde bijstand vereist is, staat EmBiss paraat om je te adviseren over de feiten, de motivering en de correcte procedurele stappen.

Bron: Arbrb. Antwerpen, afd. Antwerpen van 13 oktober 2025, A.R. 25/227/A