Elk ontslag telt: waarom een duidelijke motivering bij elke ontslaghandeling essentieel is
In een recente rechtszaak werd nogmaals onderstreept hoe belangrijk het is om elke ontslaghandeling duidelijk en concreet te motiveren. Dit geldt zeker wanneer een werknemer naar de redenen van zijn ontslag vraagt. Elk verzoek tot motivering vereist een afzonderlijk en volledig antwoord van de werkgever. Dit blijkt uit een recente uitspraak van het arbeidshof. Tweemaal verzocht een werknemer om uitleg over zijn ontslag; tweemaal diende de werkgever hierop te antwoorden. Dat gebeurde niet correct – met dure gevolgen.
De feiten
Een werknemer met een contract van onbepaalde duur was sinds september 2012 in dienst en groeide in 2015 door tot “Head of Office Agency”. Op 27 oktober 2020 liet de werkgever hem per aangetekende brief weten dat zijn arbeidsovereenkomst werd beëindigd via een opzeggingstermijn van 3 maanden en 21 weken. De werknemer vroeg op 29 oktober 2020 schriftelijk om een motivering van het ontslag maar een antwoord bleef uit.
Op 31 maart werd de opzegging vroegtijdig beëindigd, waarop de werknemer een opzeggingsvergoeding ontving voor het resterende deel van de termijn. Ook na deze tweede ontslaghandeling vroeg hij opnieuw uitleg over de reden van het ontslag. Deze keer gaf de werkgever wél een schriftelijk antwoord: het ontslag zou ingegeven zijn door economische redenen, met name de impact van de coronacrisis op de kantoormarkt.
De vordering
De werknemer stapte naar de rechter en eiste verschillende vergoedingen, met name:
- Een aanvullende opzeggingsvergoeding;
- Een burgerlijke boete van 2 weken loon wegens het ontbreken van een motivering bij de eerste ontslaghandeling;
- Een vergoeding van 17 weken loon voor de eerste ontslaghandeling wegens kennelijk onredelijk ontslag;
- Een vergoeding van 5 weken loon voor de tweede ontslaghandeling wegens kennelijk onredelijk ontslag.
Het arrest
Het arbeidshof gaf de werknemer grotendeels gelijk en veroordeelde de werkgever tot betaling van:
- Een saldo van de aanvullende opzeggingsvergoeding na bepaling van het variabel loon, de waarde van het privégebruik van de bedrijfswagen en de werkgeversbijdragen in de groepsverzekering voor opname in de berekeningsbasis;
- Een burgerlijke boete gelijk aan 2 weken loon wegens het gebrek aan motivering van de eerste ontslaghandeling op verzoek van de werknemer;
- Een vergoeding gelijk aan 4 weken loon wegens kennelijk onredelijk ontslag op 27 oktober 2020;
- Een vergoeding gelijk aan 12 weken loon wegens kennelijk onredelijk ontslag op 31 maart 2021.
Een kennelijk onredelijk ontslag wordt door cao nr. 109 gedefinieerd als een ontslag van een werknemer die is aangeworven voor onbepaalde tijd en minstens 6 maanden anciënniteit heeft, dat gebaseerd is op redenen die geen verband houden met de geschiktheid of het gedrag van de werknemer of die niet berusten op de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming en waartoe nooit beslist zou zijn door een normale en redelijke werkgever.
Het arbeidshof beschouwde in deze casus de eerste ontslaghandeling als kennelijk onredelijk omdat de werkgever vaag bleef over de redenen. Bovendien werden deze opgegeven redenen tegengesproken door andere feiten.
De tweede ontslagbeslissing – met economische motieven – werd evenmin geloofwaardig bevonden. De werkgever kon immers niet bewijzen dat de redenen daadwerkelijk klopten, noch dat er een verband was tussen het ontslag en het gedrag of de geschiktheid van de werknemer, of met de noodwendigheden van de werking van de onderneming. Volgens het hof zou een normale en redelijke werkgever nooit tot een dergelijke beslissing tot ontslag zijn overgegaan, zelfs als de redenen wél bewezen waren.
De geleerde lessen voor de werkgever
Elke ontslaghandeling – ook als het gaat om meerdere stappen binnen één traject – moeten correct en juridisch onderbouwd gemotiveerd en gedocumenteerd worden door de werkgever. Tijdens de opzeggingstermijn blijft de arbeidsovereenkomst met al haar rechten en plichten gelden voor beide partijen. Tijdens deze opzegperiode kan je als werkgever nog steeds overgaan tot een onmiddellijke verbreking van de arbeidsovereenkomst maar wees je ervan bewust dat deze beslissing best zorgvuldig en doordacht gebeurt, ondersteund door voldoende bewijsmateriaal en relevante documenten. Een onvoldoende onderbouwd dossier kan leiden tot veroordelingen voor kennelijk onredelijk ontslag, met boetes en bijkomende vergoedingen tot gevolg.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
- Reageer tijdig en inhoudelijk op elk verzoek om motivering;
- Verzamel en bewaar bewijsmateriaal dat het ontslag kan rechtvaardigen: dankzij een sterk onderbouwd schriftelijk dossier sta je als werkgever sterker om latere betwistingen of juridische complicaties te vermijden.
Kortom, juridisch correcte en goed gedocumenteerde ontslagdossiers zijn geen administratieve luxe maar een noodzakelijke bescherming voor de werkgever.
Hulp nodig bij een ontslagdossier? ORBISS staat voor je klaar.
Ontslagprocedures zijn vaak complexer dan ze op het eerste gezicht lijken. Eén fout of onvolledige motivering kan leiden tot hoge kosten en juridische risico’s. De juridische dienst van ORBISS staat klaar om je hierin te begeleiden. Vertrouw op de expertise van onze juristen voor advies, ondersteuning of een analyse van je ontslagdossier.
Contacteer gerust jouw vertrouwde dossierbeheerder, die je graag in contact brengt met onze juristen.
