Meer uitleg over de verplichte registratie betreffende telewerk

Wat bedoelt het Overlegcomité met een “register”?

Het gaat om een elektronisch registratie systeem dat door de Rijksdienst Sociale Zekerheid ter beschikking wordt gesteld op de portaalsite.

Welke ondernemingen moeten dit register invullen?

De registratie is verplicht voor alle werkgevers in de publieke en private sector, behalve die ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn. Horecazaken die take away doen, zijn niet volledig gesloten en moeten dus ook aan deze registratieverplichting voldoen.
Ook voor arbeiders, waarvan het logisch is dat zij hun taken niet via telewerk kunnen uitvoeren, vallen onder deze verplichting.

Welke gegevens moet de werkgever registreren?

De werkgever zou onder meer de volgende cijfers moeten registreren (onder voorbehoud):

• Het totaal aantal werknemers dat werkzaam is op een vestigingseenheid, inclusief uitzendkrachten, zelfstandige consultants, vennoten en personeel van een andere werkgever.
  Indien u dus als zaakvoerder aanwezig bent op de onderneming/vestiging moet u uzelf ook mee tellen.
• Het totaal aantal personen met een “niet-telewerkbare functie”. Hiermee wordt bedoeld elke functie die van nature ter plaatse moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, enzovoort.

Voor flexi-werknemers wordt gekeken naar de lopende raamovereenkomsten. Indien een flexi-werknemer een raamovereenkomst heeft lopen, moet deze flexi-werknemer worden toegevoegd aan het totaal aantal werknemers en/of het totaal aantal “niet-telewerkbare” functies. Ook als deze flexi-werknemer niet werkzaam is op de eerste werkdag van de maand.

Langdurig zieken en personen in tijdskrediet worden ook meegeteld, evenals medewerkers met een ambulante functie (bijvoorbeeld koeriers, inspecteurs,…).

Punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud zijn niet structureel aanwezig op het werk en moeten bijgevolg niet worden toegevoegd aan het totaal.

Wanneer een werknemer occasioneel of voor specifieke taken kan telewerken, wordt hij niet beschouwd als een persoon met een “niet-telewerkbare functie” en moet hij dus niet worden meegeteld.

Personen die bijgevolg uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en moeten niet worden toegevoegd aan het aantal van “niet-telewerkbare” functies. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijvoorbeeld ploegbazen, teamchefs,...).

Het gaat om een foto op de eerste werkdag van de maand van het aantal personen werkzaam op een vestigingseenheid (1 april, 3 mei en 1 juni).

Indien de werkgever over meerdere vestigingseenheden beschikt, zou het aantal werknemers van de vestigingseenheid moeten worden ingevuld.

Uitzendkantoren moeten enkel het eigen personeel aangeven, niet de uitzendkrachten die in principe elders (bij de gebruiker) werkzaam zijn. Hetzelfde geldt voor ondernemingen die personeel ter beschikking stellen van of structureel laten presteren in een andere onderneming.

Wat indien de werkgever meerdere vestigingen heeft?

De aangifte gebeurt steeds per vestigingseenheid. Bij meerdere vestigingseenheden moet de werkgever zich identificeren aan de hand van het vestigingseenheidsnummer. De vestigingseenheden van de onderneming kan de werkgever opzoeken in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Met andere woorden een werf waar bouwarbeiders werkzaam zijn is geen aparte vestiging.

Ondernemingen met meer dan 20 vestigingseenheden kunnen de gevraagde gegevens met betrekking tot alle vestigingseenheden indienen via de toepassing aan de hand van een gestructureerd Excelbestand.

Wanneer treedt deze maatregel in werking en tegen wanneer moet de werkgever het formulier invullen?

Deze maatregel treedt in werking op 27 maart 2021.

De registratie heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand en wordt uiterlijk ingediend op de zesde kalenderdag van de maand. Voor april 2021 is dit verlengd tot de achttiende werkdag.

• De situatie op de eerste werkdag van april 2021 moet uiterlijk op 18 april 2021 (zondag) worden geregistreerd;
• De situatie op de eerste werkdag van mei 2021 moet uiterlijk op 6 mei 2021 (donderdag) worden geregistreerd;
• De situatie op de eerste werkdag van juni 2021 moet uiterlijk op 6 juni 2021 (zondag) worden geregistreerd.

Voorbeeld:

Op 5 april 2021 doet de werkgever aangifte op basis van de gegevens van 1 april 2021. Zowel voor de vermelding van het totaal aantal werkzame personen als voor het aantal “niet-telewerkbare functies” , kan steeds een wijziging of rechtzetting gebeuren door opnieuw een aangifte te doen met het totaal aantal werkzame personen in de onderneming / vestiging op de eerste werkdag van de maand en het aantal “niet-telewerkbare functies”. De laatst doorgestuurde aangifte vervangt de voorafgaande aangiftes.

Het gaat steeds om een foto van de eerste werkdag van de maand. Indien het personeelsbestand bijgevolg gedurende de maand zou wijzigen, moet hiermee rekening worden gehouden bij de volgende registratie van de volgende maand.

Kan u worden gesanctioneerd?

Deze registratie is enkel en alleen een hulpmiddel voor de inspectiediensten om de controle op de verplichting van telewerk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

De geregistreerde gegevens zijn bijgevolg niet bindend. Indien er zich een afwijking voordoet, zou deze niet worden gesanctioneerd.

Personen die een telewerkbare functie vervullen, maar toch in het bedrijf aanwezig zijn, zullen hun aanwezigheid moeten verantwoorden.

Het is aan de inspectie om na te gaan of de werkgever zich gehouden heeft aan de verplichting om zoveel als mogelijk te telewerken. Inbreuken hierop kunnen worden gesanctioneerd met een strafrechtelijke geldboetes van € 400,00 tot € 4000,00 en administratieve geldboetes van € 200,00 tot € 2.000,00.