Wat moet u als werkgever zeker doen voor 31 maart?

1. Jaarverslag van interne dienst voor preventie en bescherming op het werk

In het kader van het welzijn van de werknemers op het werk dient elke werkgever te beschikken over een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Deze dienst moet tenminste bestaan uit een preventieadviseur die aangeduid wordt onder de personeelsleden. In ondernemingen met minder dan 20 werknemers kan de werkgever zelf de functie van preventieadviseur uitoefenen.

De preventieadviseur moet jaarlijks een verslag opmaken over de werkzaamheden en activiteiten tijdens het voorbije werkjaar. Op die manier krijgen de werkgever en het comité voor preventie en bescherming op het werk een goed overzicht van de werking van de preventiedienst.

Sinds 2018 is het niet meer nodig om dit jaarverslag nog op te sturen naar de bevoegde inspectiedienst. Het verslag moet wel nog steeds jaarlijks worden opgesteld en moet in de onderneming ter beschikking worden gehouden van de inspectie.

Er worden modeldocumenten ter beschikking gesteld op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg: Jaarverslag van de Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk – dienstjaar 2022. Je vindt op deze website ook een verklarende nota die nuttig kan zijn bij het invullen van de modelformulieren.

2. Loonkloofwet analyseverslag van de bezoldigingsstructuur voor 2021-2022

Sinds enkele jaren moeten ondernemingen met minstens 50 werknemers om de twee jaar een gedetailleerde analyse van de bezoldigingsstructuur binnen hun onderneming opstellen ter bestrijding van de loonkloof tussen mannen en vrouwen. De bedoeling van dit analyseverslag is om te onderzoeken of het bezoldigingsbeleid binnen een onderneming genderneutraal is. De overheid wil met andere woorden dat er in de grotere ondernemingen wordt onderzocht of mannen en vrouwen binnen de onderneming hetzelfde loon verdienen voor hetzelfde werk.

Elke onderneming die gemiddeld ten minste 50 werknemers tewerkstelt, is verplicht om tweejaarlijks een analyseverslag over de bezoldigingsstructuur, ook wel loonkloofanalyse genoemd, te maken.

De berekening om na te gaan of een onderneming gewoonlijk gemiddeld 50 of meer werknemers tewerkstelt, gebeurt op basis van de regels die van toepassing zijn voor de sociale verkiezingen.

Het analyseverslag heeft telkens betrekking op twee boekjaren. Het eerstvolgende analyseverslag zal moeten handelen over de boekjaren 2021 en 2022.

Ondernemingen die gewoonlijk gemiddeld ten minste 100 werknemers tewerkstellen, moeten een volledig analyseverslag opstellen. Dit volledig analyseverslag moet de volgende gegevens bevatten:

• de bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen (voor de deeltijders worden deze inlichtingen uitgedrukt in voltijdse equivalenten);
• de patronale premies voor buitenwettelijke verzekeringen;
• het totaal van de andere, extralegale voordelen toegekend bovenop het loon aan (een gedeelte van) de werknemers.

Ondernemingen die gewoonlijk gemiddeld ten minste 50 werknemers, maar minder dan 100 werknemers tewerkstellen, mogen zich beperken tot een beknopt verslag. Dit beknopt analyseverslag moet de volgende gegevens bevatten:

• de bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen (voor de deeltijders worden deze inlichtingen uitgedrukt in voltijdse equivalenten);
• het totaal van de andere, extralegale voordelen toegekend bovenop het loon aan (een gedeelte van) de werknemers.

De betrokken werkgevers moeten het analyseverslag over de bezoldigingsstructuur van de werknemers overmaken aan de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging, indien er geen ondernemingsraad is. Dit analyseverslag moet besproken worden binnen de 3 maanden die volgen op het afsluiten van het boekjaar. Voor de meeste ondernemingen is dit dus vóór 31 maart 2023.

Op basis van de informatie verkregen via het analyseverslag zal de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging, na overleg met de werkgever, beslissen om een actieplan op te stellen wanneer zou blijken dat er een ongelijkheid is met betrekking tot het loon van mannen en vrouwen in de onderneming. Wordt er een actieplan opgesteld, dan zal het volgend analyseverslag ook een rubriek moeten bevatten over de voortgang van dit actieplan.

Een werkgever die geen analyseverslag van de bezoldigingsstructuur opmaakt en meedeelt aan de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging, riskeert een strafrechtelijke of een administratieve geldboete.

Als klant bij ORBISS kan u op aanvraag een loonkloofanalyseverslag bekomen voor uw onderneming.

3. Werkgelegenheidsplan voor 45-plussers

Sedert 2013 moeten alle ondernemingen met meer dan 20 werknemers een werkgelegenheidsplan voor 45-plussers opstellen. Hier in staat beschreven hoe men jaarlijks de actiegebieden en de maatregelen moet vermelden en hoe men binnen de onderneming inspeelt om de tewerkstelling van 45-plussers te behouden en zelfs te bevorderen.

Voor meer uitleg rond de bepaling of uw onderneming onder deze wetgeving valt, en wat er juist allemaal in zo’n werkgelegenheidsplan moet staan, verwijzen we graag naar ons artikel dat we hierover recent op onze website plaatsten

4. Deconnectiebeleid

Ondernemingen met 20 of meer werknemers moeten afspraken maken over het recht van werknemers op deconnectie als zij niet moeten werken en over de modaliteiten om dit toe te passen.

Er moet een ondernemingcao afgesloten worden of minstens bepalingen opnemen in het arbeidsreglement omtrent deconnectie.

Deze ondernemingscao, of de bijlage tot het arbeidsreglement, moet alvast het volgende bepalen:

• de praktische modaliteiten voor de toepassing door de werknemer van diens recht om niet bereikbaar te zijn buiten zijn uurroosters;
• de richtlijnen voor een dusdanig gebruik van de digitale hulpmiddelen zodat de rusttijden, verlof, privéleven en familieleven van de werknemer gewaarborgd blijven;
• vormings- en sensibiliseringsacties voor werknemers en leidinggevenden m.b.t. het verstandig gebruik van digitale hulpmiddelen en de risico’s die verbonden zijn aan overmatige connectie.

Het neerleggen van de cao of de bezorging van het afschrift van het arbeidsreglement aan de regionale directie van de Arbeidsinspectie – Toezicht op de sociale wetten dient uiterlijk op 1 april 2023 te zijn vervuld.

De verplichting om op ondernemingsniveau een cao af te sluiten of de bepalingen hieromtrent op te nemen in het arbeidsreglement vervalt wanneer de Nationale Arbeidsraad of een paritair comité de modaliteiten voor het recht op deconnectie in een cao vastleggen.

U kan bij ORBISS de bijlage ‘deconnnectiebeleid’ tot het arbeidsreglement bekomen. Op vrijdag 10 maart zal ORBISS ook al zijn bouwklanten een nieuw model tot arbeidsreglement voor de bouwsector toekomen dat volledig is aangepast aan de nieuwe wetgeving. Hierin zal ook een mogelijkheid voorzien voor een deconnectiebeleid met reeds enkele voorbeelden in uitgewerkt.

5. Opleidingsplan

Ondernemingen met minstens 20 werknemers moeten jaarlijks, vóór 31 maart (eerste keer dus 31/03/2023), een formeel opleidingsplan opstellen. Dit plan bevat de aangeboden opleidingen en de doelgroep van de werknemers.

Het opleidingsplan moet vooraf worden geraadpleegd door de ondernemingsraad, bij gebrek aan, door de vakbondsafvaardiging, en bij gebrek hiervan, door de werknemers. Deze bespreking gebeurt ten laatste op 15 maart. Daarna moet het plan elektronisch bezorgd worden aan de aangewezen ambtenaar. Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) is hiervoor echter nog niet klaar waardoor de werkgever deze nog op papier moet opmaken en verzenden.

Het opleidingsplan omvat de formele en informele opleidingen van de ondernemingen en hoe men investeert. Het plan heeft hierbij aandacht voor risicogroepen, knelpuntberoepen, evaluatie van werknemers en genderdimensie. Het opleidingsplan heeft een looptijd van minstens 1 jaar.

U kan bij ORBISS een modeldocument voor een opleidingsplan bekomen. Onze partners van Embuild hebben hiervoor ook een eigen sectoraal model opgemaakt dat specifiek is voor de bouwsector.

Bron: www.werk.belgie.be.

Wet van 22 april 2012 ter bestrijding van de loonkloof, BS 28 augustus 2012 en koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende het analyseverslag van de bezoldigingsstructuur van de werknemers, BS 15 mei 2014.

Collectieve Arbeidsovereenkomst nr. 104 van de Nationale Arbeidsraad van 27 juni 2012 over de uitvoering van een werkgelegenheidsplan oudere werknemers in de onderneming.

www.belgie.be, nieuwsbericht van 25 november 2022