Wat breng ik in orde voor een eerste aanwerving van personeel?

Daarom moet het een weloverwogen keuze zijn waarbij de zaakvoerder zich bewust is van alle noodzakelijkheden en kosten. Maar ook bewust van alle baten zoals bepaalde overheidstussenkomsten of RSZ-verminderingen. ORBISS Sociaal secretariaat spendeert dan ook veel tijd aan de begeleiding van een onderneming bij haar opstart als werkgever.

1.Het bekomen van een correcte loonkost

a) Bepaling van het paritair comité

Een weloverwogen beslissing start met een correcte inschatting van de jaarloonkost. Om dit te kunnen bepalen dienen we het paritair comité (PC) van de eerste werknemer vast te stellen op basis van zijn/haar hoofdzakelijke activiteiten.

Het PC bepaalt niet enkel de minimum loonvoorwaarden en de arbeidsvoorwaarden van een werknemer maar heeft ook een invloed op de patronale lasten.

b) Bepaling van het statuut en de overeenkomst

Een belangrijke factor in het berekenen van een loonkost is het statuut en de overeenkomst waaronder de werknemer gaat werken.

Komt hij/zij in dienst als arbeider of bediende? Dit statuut wordt bepaald door de aard van de taken van de werknemer, handen- of hoofdarbeid.

Iemand kan ook voor de onderneming werken met het statuut van een zelfstandige (zaakvoerders, vennoten, medevennoten,…). Hiervoor kunnen we eveneens een inschatting van de kosten maken maar dat valt buiten de beschouwing van dit artikel.

Een werknemer kan ook in dienst komen met een overeenkomst van individuele beroepsopleiding (IBO), student, duaal leren, extra, flexi,.. en uiteraard zorgen elk van deze overeenkomsten voor een eigen loonkost.

c) Bepaling loon en arbeidsregime

Pas na de vastlegging van het PC, het statuut en de overeenkomst kunnen we komen tot een bepaling van de verloning van de werknemer. De sectorale afspraken, vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s), zorgen immers voor minimale barema’s waar het bruto loon moet aan voldoen alsook voor andere vergoedingen waarop de werknemer recht heeft. We bekijken op dat moment, indien gewenst, ook de verschillende mogelijkheden van bijkomende vergoedingen.

Het arbeidsregime, hiermee bedoelen we het gemiddeld aantal arbeidsuren op jaarbasis per week, heeft uiteraard een rechtstreekse invloed op de loonkost. Dit heeft als voordeel dat een werkgever via een aanpassing hiervan ook de loonkost kan laten overeenkomen met zijn vooropgesteld budget.

d) Bepaling van tussenkomsten van de overheid

Wanneer een onderneming start met personeel komt ze ook in aanmerking voor verscheidene tussenkomsten van de overheid. In de berekening van de loonkost passen we onmiddellijk deze toe waar we zeker van zijn. Bepaalde tussenkomsten zoals onder meer de RSZ-vermindering voor de eerste zes werknemers, andere doelgroep-verminderingen en vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing dienen we te bespreken met de werkgever of deze van toepassing zijn.

e) Vaste kosten

Een onderneming is bij een opstart als werkgever gebonden aan enkele vaste kosten. Deze kosten zijn een arbeidsongevallenverzekering, een aansluiting bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (E.D.P.B.W.), in bepaalde sectoren arbeidskledij en desgevallend de kosten van een sociaal secretariaat. Deze vaste kosten vatten we in onze berekening samen in een forfaitair bedrag op basis van een realistische inschatting.

Na deze volledige oefening kan de klant bekijken of men overgaat tot het aanwerven van personeel, mits het vinden van een geschikte kandidaat uiteraard.

2. Formaliteiten bij aanwerving van personeel

De werkgever heeft beslist om een werknemer aan te werven en contacteert ons om, naast een aansluiting bij ORBISS Sociaal secretariaat, de nodige zaken hiervoor in orde te brengen.

a) Het bekomen van een aansluitingsnummer bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)

ORBISS Sociaal secretariaat zorgt voor deze aansluiting en vraagt op basis van de activiteiten van het personeel een identificatie aan als werkgever bij de RSZ. U ontvangt een uniek RSZ-nummer voor uw onderneming en een RSZ-kengetal dat uw categorie, en daaruit volgend het PC, bepaalt.

b) Dimona-aangifte voor een werknemer

ORBISS Sociaal secretariaat deelt de in- en uitdiensttreding mee voor het personeel aan de RSZ en volgt de bevestiging hiervan elektronisch op.

Let op, laattijdige meldingen kunnen beboet worden door de RSZ.

c) Het afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering

De werkgever sluit een arbeidsongevallenverzekering voor zijn personeel af uiterlijk vóór de datum van de eerste werknemer in dienst. Dit is een verplichting vanwege de overheid.

Onze bevoorrechte partner is Federale Verzekering.

d) Aansluiten bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (E.D.P.B.W.)

Iedere werkgever dient een interne preventieadviseur aan te stellen maar is ook verplicht zich aan te sluiten bij een E.D.P.B.W. Bij deze dienst kunnen de werknemers de verplichte medische onderzoeken ondergaan. Zij staan eveneens de werkgever bij om een globaal preventieplan op te stellen.

Onze bevoorrechte partner is Mensura.

e) Opmaak van een arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement

ORBISS Sociaal secretariaat kan deze documenten voor u opmaken.

Een arbeidsovereenkomst is enkel verplicht voor een deeltijdse overeenkomst en voor een overeenkomst van bepaalde duur. Wij raden het u echter aan om steeds een uitgeschreven arbeidsovereenkomst te gebruiken, ook voor overeenkomsten van onbepaalde duur.

Wij maken het arbeidsreglement eveneens op basis van een vragenlijst op, op maat van de onderneming, en dienen deze in bij de Inspectie Toezicht op de Sociale Wetten.

Voor een meer uitgebreide begeleiding bij een start als werkgever kan u onze ‘Gids voor de werkgever 2021’ bekomen via contact ORBISS.

U kan ons uiteraard ook contacteren om een afspraak vast te leggen om de aanwerving van personeel persoonlijk te bespreken met één van onze specialisten.